Safonau Llywodraethu Gwerthiant Pren f8.0

 
 
 

(Polisi CNC ar gyfer gweithgareddau gwerthu pren)

Mae’r Safonau Llywodraethu Gwerthiant Pren, ynghyd â’r canllawiau a chyfarwyddiadau cysylltiedig, yn nodi’r polisïau a’r gweithdrefnau sy’n ffurfio fframwaith strwythuredig, wedi’i gymeradwyo ymlaen llaw ar gyfer gwerthu pren o ystad goetir Llywodraeth Cymru. Rhaid i unrhyw wyriad oddi wrth y safonau hyn i ddarparu ar gyfer anghenion gweinyddol neu fasnachol gael ei gymeradwyo ymlaen llaw gan y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy.

Rhaid cyfeirio bob amser at y fersiwn ddiweddaraf o’r safonau hyn, ac maent yn destun proses newid ffurfiol i ymgorffori arbedion effeithlonrwydd, deddfwriaeth rheoliadau a penderfyniadau polisi newydd / diwygiedig a ffyrdd gwell o weithio. Cynhelir adolygiad cynhwysfawr o’r safonau hyn o leiaf bob dwy flynedd.

Fersiwn:                     8.0

Cyhoeddwyd:            4.7.23

Perchennog:             Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy

 

Rhestr termau

Term / Talfyriad Ystyr
PPFf Pobl, Planed, Ffyniant – set o fetrigau sy’n mesur ‘gwerth’ cyffredinol y buddion a geir o fewn contract neu werthiant masnachol.
GPA Arwerthiannau Pren Amgen (dulliau gwerthu)
TCB Y tîm cymorth busnes
ATCB Arweinydd y Tîm Cymorth Busnes
CCM Cyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol CNC
LlD Llwyrdorri
RhC Rheolwr contractau
GB Gwrthdaro buddiannau (datganiad)
CAC Cais i amrywio contract
Dyfarniad uniongyrchol Dull gweinyddol y System Gwerthu Pren / e-Werthiant o wneud contract gydag un cwsmer
CU Cynhyrchu uniongyrchol
NCA Nodyn (neu rif) cofnodi anfoniad
eFIDS ac eFIDS Lite Safon Data Electronig y Diwydiant Coedwigaeth.  Safon Prydain Fawr ar gyfer pennu codau ar gyfer data anfoniadau a data hunan-filio. Nid yw eFIDS Lite yn cefnogi hunan-filio
e-Werthiant Y system trydydd parti ar-lein i dderbyn cynigion am lotiau a gyflwynir ar werth
CAH Cynllun Adnoddau Coedwig
PDMC Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy
HID Holiadur Iechyd a Diogelwch
Gwerth y farchnad Y pris y mae prynwr â diddordeb yn fodlon ei dalu ar y pryd, am lot benodol a gyflwynir ar werth.  Mae gwerth y farchnad yn adlewyrchu’r holl agweddau sy’n berthnasol i’r pris, megis capasiti a galluogrwydd y cwsmer, yr amserlen, y math o gnwd, a gwerthoeddsymiau, cyfyngiadau a lleoliad y cynnyrch
GNG Gwarchodfa Natur Genedlaethol
CRhG Cyfarfod cyn cychwyn
CGC Contract Gwerthu Cynyddol (cytundeb gwerthu aml-flynyddol)
AYFf Arwerthiant ymyl y ffordd
EBG Elfen Bren Gadwedig
LlCA Llythyr cymeradwyo arwerthiant
AACA Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant
ADdD Adolygiad o Ddigwyddiad Difrifol
RhCAN Rheoli Cynaliadwy ar Adnoddau Naturiol
APS Arwerthiant pren sy’n sefyll
ASB Amodau safle-benodol (yn ychwanegol at delerau ac amodau contract gwerthu safonol)
CTU Cymeradwyaeth Tendr Unigol Proses awdurdodi ar gyfer contractau annibynnol sydd wedi’u chytuno ag un cwsmer, boed hynny ar gyfer gwerthiant newydd neu ar gyfer gweithred weinyddol. (Peidier â’i chymysgu â therminoleg debyg a ddefnyddir mewn ymarfer caffael)
TA Telerau ac amodau.  Mae telerau ac amodau contract ar wahân  ar gyfer contractau ar gyfer arwethiannau ymyl y ffordd a chontractau ar gyfer arwerthiannau sefydlog.  Mae yna hefyd telerau ac amodau e-Werthiant sy’n berthnasol i’r defnydd o e-Werthiant i wneud cynigion
GCT Gwasanaethau cyllid trafodiadol
T Teneuo
Timau gwerthu pren Y tîm gwerthu pren (TGP) ynghyd â’r tîm cymorth busnes (TCB)
SLlGP Safonau Llywodraethu Gwerthiant Pren (y ddogfen hon)
RhGMP Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren
SGP Y System Gwerthu Pren, yn seiliedig ar feddalwedd Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid Microsoft
ATMP Arweinydd y Tîm Marchnata Pren
TGP Y tîm gwerthu pren
CGP / FfCGP Ffurflen Cymhwyster Gwerthiannau Pren
LlC / YGLlC Llywodraeth Cymru / Ystad Goetir Llywodraeth Cymru

1.         Cyflwyniad a chyd-destun

1.1 Trosolwg

  1. Mae amcanion a dull CNC o werthu coed wedi’u nodi yn y Cynllun Gwerthu a Marchnata Pren cyhoeddedig. Mae hwn yn nodi sail resymegol CNC ar gyfer gwerthu pren, a rhaglen lefel flynyddol uchel ar gyfer cyflwyno pren ar werth i’r farchnad agored.
  2. Nod CNC yw cyflwyno pren i’r farchnad mewn ffordd deg, agored, gystadleuol a thryloyw. Nid yw CNC yn ceisio ystumio na dylanwadu ar y farchnad. Bydd CNC yn cynnal o leiaf bedwar arwerthiant cynnig seliedig ar-lein bob blwyddyn i sicrhau’r gwerth gorau i CNC drwy gystadleuaeth. Gellir cynnal digwyddiadau gwerthu interim hefyd yn ôl disgresiwn y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren, yn ogystal â gwerthiannau a negodir yn unol â’r ddogfen Safonau Llywodraethiant Gwerthiant Pren hon.
  3. Y mesur cyflenwi corfforaethol ar gyfer y swyddogaeth gwerthu pren yw cyfaint y pren sy’n sefyll (m3) a gyflwynir ar werth i’r farchnad. Fodd bynnag, nid yw’r rhaglen gwerthu coed wedi’i sbarduno gan brisiau na thargedau incwm. Pennir y llennyrch a’r rhaglen gynaeafu gan yr ymyriadau rheoli coedwigoedd sydd eu hangen i gyflawni’r Cynlluniau Adnoddau Coedwig, ac yn unol ag egwyddorion Rheoli Cynaliadwy ar Anoddau Naturiol.
  4. Mae adran Stiwardiaeth Tir yn gyfrifol am osod y rhaglen cynaeafu pren flynyddol o Ystad Goetir Llywodraeth Cymru yn unol â’r Cynllun Gwerthu a Marchnata Pren. Unwaith y bydd wedi’i gosod, daw’r rhaglen yn ymrwymiad corfforaethol CNC ac mae’n darged sefydlog i’r timau Lle gyflawni yn ei erbyn.
  5. Mae’r timau Gweithrediadau Coedwig yn penderfynu ar y rhaglen gynaeafu gyffredinol bob blwyddyn. Maent yn cyflwyno eu llennyrch yn y System Gwerthu Pren i’r tîm gwerthu ynghyd â’r safle a dogfennaeth contractau ar gyfer un o’r pedwar digwyddiad e-Werthiant a gynhelir bob blwyddyn. Mae’r Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd yn cymeradwyo’r rhaglen gynaeafu arfaethedig.
  6. Mae’r tîm gwerthu pren yn gyfrifol am werthu cynnyrch y rhaglen cynaeafu pren flynyddol oddi wrth Ystad Goetir Llywodraeth Cymru yn unol â’r safonau hyn, prosesau, cymeradwyaethau a rheolau llywodraethu CNC. Bydd y tîm gwerthu pren hefyd yn monitro ac yn adrodd ar gyflawniad y rhaglen werthu flynyddol.
  7. Lle pennir bod angen llofnodion electronig yn y safonau hyn, rhaid i CNC ddefnyddio meddalwedd sy’n sicrhau diogelwch ac yn darparu modd o ddilysu (ar hyn o bryd mae’r system gwerthu pren yn defnyddio DocuSign®).
  8. Bydd y tîm cymorth busnes a’r tîm gwerthu pren yn hwyluso’r gwaith o lunio adroddiadau ar ddata perfformiad i’r busnes, er mwyn i’r timau Gweithrediadau Coedwig, y Grwpiau Busnes a’r tîm archwilio graffu a gweithredu arnynt.

1.2       Diben

  1. Darparu polisïau a chanllawiau gweithdrefnol clir ar reoli arferion gwerthu pren a sicrhau bod y timau gwerthu pren a’r timau gweithrediadau coedwig yn deall ac yn cymhwyso’r polisïau a’r gweithdrefnau sy’n berthnasol i werthu pren.
  2. Ffurfio fframwaith i staff CNC reoli contractau, o greu llannerch i gwblhau contract, gan gynnwys y meysydd busnes hollbwysig hyn:
    • Cynllunio arwerthiant.
    • Gweithdrefnau, penderfyniadau a chymeradwyaeth mewn perthynas â gwerthu.
    • Polisïau a gweithdrefnau ar gyfer gosod, rheoli ac amrywio prif delerau contractau, gan gynnwys:
      • Swm
      • Cyfnod
      • Pris
  3. Nodi’r cyfrifoldebau ar gyfer cynnal arwerthiant pren yn unol â’r egwyddorion lefel uchel hyn:
    • Mae’r timau gweithrediadau coedwig yn cynllunio ac yn paratoi’r parseli gwerthu (lotiau) ac yn rheoli’r agweddau gweithredol ar gontractau arwerthu byw.
    • Mae’r Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd yn cadarnhau bod y pren a’r adnoddau staff ar gael.
    • Mae’r ttîm gwerthu pren yn cyflwyno’r lotiau ar werth ac yn argymell y canlyniad gwerthu ar gyfer pob lot.
    • Mae Cyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol yn cymeradwyo canlyniad gwerthu pob lot.
    • Mae’r tîm cymorth busnes yn darparu’r cymorth gweithdrefnol a thechnegol y cytunwyd arno i’r tîm gwerthu pren a’r timau gweithrediadau coedwig mewn cysylltiad â gwerthu coed a chontractau gwerthu

1.3 Cyfeiriadau at y gyfraith a pholisïau

  1. Bydd CNC yn cydymffurfio â’r holl gyfraith berthnasol ac yn cydymffurfio ag ysbryd unrhyw godau ymarfer perthnasol neu ganllawiau arfer da.
  2. Gweinidogion Cymru sy’n berchen ar Ystad Goetir Llywodraeth Cymru ac mae CNC yn ei rheoli ar eu rhan yn unol ag adran 3 o Ddeddf Coedwigaeth 1967. Mae Ystad Goetir Llywodraeth Cymru wedi’i hardystio gan y Cyngor Stiwardiaeth Coedwigoedd® (FSC®) a’r Rhaglen Cymeradwyo Ardystio Coedwigoedd (PEFC) ac yn cael ei harchwilio’n annibynnol o dan Safon Sicrwydd Coetiroedd y DU (“UKWAS”) i ddilysu ei bod yn cael ei rheoli mewn modd cynaliadwy. Mae cadw’r ardystiadau hyn a rheoli Ystad Goetir Llywodraeth Cymru er budd y cyhoedd yng Nghymru yn flaenoriaethau blaenllaw i CNC.
  3. Mae gwerthu pren yn chwarae rhan bwysig yn y gwaith o reoli Ystad Goetir Llywodraeth Cymru, ac mae hefyd yn cyfrannu’n sylweddol at economi Cymru. O ganlyniad, bydd y broses o werthu’r pren a dyfir ar Ystad Goetir Llywodraeth Cymru bob amser yn cael ei chynnal mewn ffordd deg a thryloyw a chaiff ei llywodraethu yn unol â’r polisïau a’r gweithdrefnau yn y ddogfen hon, a chan gyfeirio at y darpariaethau perthnasol yn y canlynol:
    • Rheoli Arian Cyhoeddus Cymru
    • Managing our Money (MoM) (NRW)
    • Counter Fraud, Bribery and Corruption Policy
    • General Data Protection Regulation Policy
    • Cyfoeth Naturiol Cymru / Datganiad caethwasiaeth fodern 2022-23
    • Cyfrinachedd masnachol
    • Cynllun Gwerthu a Marchnata Pren 2021 – 2026
    • Land Service Plan 2018-2023
    • Safon Sicrwydd Coetiroedd y DU (Datganiad Polisi Amgylcheddol CNC)
    • Timber Sales & Marketing Guidance

     Rheoli cymorthdaliadau

4. Nid yw gwerthu pren am werth y farchnad yn gyfystyr â chymorth ariannol na chymhorthdal. Nid yw’r ffaith bod cwsmer penodol yn cael unrhyw gymhorthdal at ddiben arall ar yr adeg y mae’n prynu pren ar gyfradd y farchnad, yn ffactor perthnasol yn y penderfyniad i werthu’r pren hwnnw

1.4 Sicrwydd

  1. Caiff cymhwysiad y safonau llywodraethu hyn ei fonitro drwy Amgylchedd Rheoli Mewnol (ARhM) Datblygu Masnachol Cynaliadwy, sy’n rhoi hyder i’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy bod y timau masnachol yn cyflawni yn unol â disgwyliadau. Bydd hefyd yn rhoi’r un lefel o hyder i’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren, yn ogystal â’r gallu i gefnogi gwaith mireinio prosesau a gweithdrefnau drwy nodi bylchau a gwallau o ran cydymffurfedd.
  2. Mae fframwaith yr Amgylchedd Rheoli Mewnol wedi’i ddylunio ar y model rheolaeth tair llinell, lle mae’r timau gwerthu pren yn darparu’r llinell gyntaf, y tîm perfformiad masnachol yn darparu’r ail, ac mae tîm archwilio mewnol CNC yn darparu’r drydedd. Mae adrodd drwy PowerBI yn sicrhau bod gweithgareddau rheolaeth yn cael eu monitro’n rheolaidd.

1.5 Cwmpas gwerthu coed

  1. Gall unrhyw ran o sefydliad CNC gynnig a pharatoi tynnu pren o Warchodfeydd Natur Cenedlaethol a reolir gan Ystad Goetir Llywodraeth Cymru a CNC wrth arfer ei swyddogaethau, er enghraifft er mwyn cyflawni cytundeb datblygu masnachol lle mae rhaid i goed gwerthadwy gael eu symud ymaith gan y datblygwr. Er nad yw prosiectau eraill o’r fath sy’n ymwneud â gwerthu coed yn dod o fewn cwmpas y ddogfen Safonau Llywodraethu Gwerthiant Pren (SLlGP) hon, rhaid i gynigydd y prosiect hysbysu’r tîm gwerthu pren am werthiant arfaethedig y coed, a bydd y tîm hwnnw’n cynnal prisiad yn unol ag adran 2 Valuations. Fel arall, dim ond y gwerthiannau pren arferol y mae’r ddogfen SLlGP hon yn eu llywodraethu, lle mae’r contractau’n cael eu llunio, eu gwerthu, eu cymeradwyo a’u rheoli gan y timau Lle a’r timau gwerthu pren yn unol â’r amodau a thelerau safonol ar gyfer gwerthu pren.
  2. Gall gwerthiant pren gynnwys unrhyw ran o goeden, sy’n sefyll neu sydd wedi’i chwympo (gan gynnwys pren, rhisgl, dail, bonion, topiau a phren cangen).
  3. Pan fwriedir i’r gwaith o gael gwared ar gnwd pren gwerthadwy fod yn rhan o gytundeb CNC arall (er enghraifft gwaith clirio coed sy’n ofynnol ar gyfer prosiect masnachol), yna rhaid ymgynghori â’r tîm gwerthu pren ynglwn â phrisiad y pren sydd i’w waredu er mwyn sicrhau bod cyfraddau’r farchnad wedi’u cymhwyso. Bydd y tîm gwerthu pren yn prisio’r pren yn unol â’r ddogfen SLlGP hon.
  4. Ni cheir defnyddio’r broses gwerthu pren a amlinellir yn y ddogfen hon i gael gwared ar unrhyw ased arall, er enghraifft tir, eiddo neu offer.
  5. Ni ellir defnyddio’r broses gwerthu pren a amlinellir yn y ddogfen hon fel ffordd o gael gwasanaethau (e.e. gwaith peirianneg sifil newydd, gwaith paratoi tir neu waith ailblannu) y mae’n rhaid eu cael drwy broses gaffael briodol.
  6. Nid yw gwaith dros dro a wneir gan y cwsmer at ddibenion sicrhau ei fod yn cyflawni ei rwymedigaethau o dan y contract, ac sy’n deillio o’u cyflawni (gan gynnwys at ddibenion cynaeafu, rheoli d?r neu am resymau iechyd a diogelwch – megis ffurfio mannau diogel â cherrig neu heb gerrig ar gyfer lles a cherbydau, rampiau dros dro, traciau blaenyrru, traciau bonion gwrthdro, crafu ffordd, cael gwared ar eira, pentyrru meinciau, croesfannau draeniau ac ati) yn cael ei ystyried yn wasanaeth.  Yn ogystal, bydd gan y rhan fwyaf o gnydau coedwig rywfaint o elfen amhroffidiol neu elfen sy’n gwneud colled o fewn y pren a gynaeafir.  Nid yw gweithio’r rhain fel rhan o’r lot gyfan yn cael ei ystyried yn wasanaeth.

1.6 Terminoleg a chyd-destun gwerthu

  1. Mae prosesau gwerthu yn wahanol i brosesau caffael ond yn aml defnyddir termau tebyg ynddynt, er bod y trafodiad masnachol yn seiliedig ar incwm, a bod y risg gynhenid yn wahanol iawn. Gall hyn greu pryder a chamddealltwriaeth anffafriol os na chaiff ei egluro. Bwriedir i’r termau a ddefnyddir yn y ddogfen hon gael eu diffinio, eu darllen a’u dehongli yng nghyd-destun gwerthiant masnachol, ac nid yng nghyd-destun ymarfer caffael fel y’i llywodraethir gan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015. Nodir rhai o’r termau allweddol mewn cyd-destun gwerthu yma:
    • Mae’r arwerthiant ar-lein agored a chystadleuol yn cael ei gynnal fel ‘arwerthiant cynnig seliedig gyda phris cadw”
    • Ystyr gwerthiant cyfyngedig yw pan nad yw’r holl gwsmeriaid yn gymwys i wneud cynnig (megis yn achos Contract Gwerthu Cynyddol, mewn gwerthiant wedi’i negodi neu mewn dyfarniad uniongyrchol yn y System Gwerthu Pren). Dim ond y cwsmer cymwys neu’r grwp o gwsmeriaid cymwys sy’n cael gwneud cynnig.
    • Mae CNC yn cyflwyno pren ar werth i’r farchnad mewn un neu ragor o lotiau.
    • Mae hwn yn wahoddiad i gytuno (fel yn y gair ‘cytuniad’ h.y. i wneud contract gwerthu).
    • Mae CNC yn gosod pris cadw er mwyn pennu ei amcangyfrif ei hun o werth ariannol net ar gyfer pob lot. Amcangyfrif yn unig yw’r pris cadw gan nad yw’n cynnwys costau cyfle, na’r costau canlyniadol o oedi rhaglenni sy’n deillio o benderfyniad penodol i beidio â gwerthu lot.
    • Mae cwsmeriaid yn tendro’u cynigion am y pren. Yr enw cyffredin am y cynigion hyn yw bidiau.
    • Mae CNC yn ystyried yr holl fidiau cymwys ar gyfer pob lot, ac yn penderfynu pa gynnig sy’n cynrychioli’r gwerth gorau ar gyfer CNC.
    • Fel arfer, penderfynir mai’r bid uchaf dros y pris cadw, os yw’n gymwys, sy’n cynrychioli’r gwerth gorau.
    • O dan rai amgylchiadau, gall bid isel (bid heblaw’r bid uchaf) neu fid sydd o dan y pris cadw gynrychioli’r gwerth gorau i CNC (gweler 11 Consideration of underbids)
    • Gelwir gwerthiant y cytunir arno gydag un cwsmer y tu allan i broses ymgeisio gystadleuol yn werthiant wedi’i negodi. Rhaid i’r contract gael ei awdurdodi gan ddefnyddio weithdrefn  Cymeradwyaeth Tendr Unigol .
    • Dyfarniad uniongyrchol yw’r broses a’r dull o lunio contract gwerthu archwiliadwy yn y System Gwerthu Pren gydag un cwsmer. Fe’i defnyddir i reoli agweddau ar brosesau gwerthu a chontractau megis gwerthiannau wedi’u negodi, prosesau ail-fidio ac amrywiadau mewn prisiau contract, ac ni ddylid ei ddrysu â’r un derminoleg a ddefnyddir mewn ymarfer caffael

2. Mae’r gweithdrefnau sy’n llywodraethu’r swyddogaeth o werthu coed a’r contractau gwerthu dilynol yn gymhleth. Pryd bynnag y crybwyllir cyfrifoldeb penodol, bydd yn aml yn ymwneud â thîm yn hytrach nag unigolyn. Mae hyn yn golygu y gall y tîm ddatblygu gwytnwch a hyblygrwydd i reoli’r trafodion masnachol niferus y mae’n ofynnol eu cyflawni bob diwrnod gwaith. Mater i’r arweinydd tîm a’r rheolwr yw dirprwyo cyfrifoldeb tîm i aelod neu  aelodau o’r tîm.

1.7 Dulliau gwerthu

  1. Pryd bynnag y bo’n bosibl, bydd CNC yn defnyddio’r blatfform e-Werthiant a’r System Gwerthu Pren i reoli neu gadarnhau’r holl werthiannau arferol o bren o Ystad Goetir Llywodraeth Cymru. Mae e-Werthiant yn wasanaeth trydydd parti sy’n gwahanu cynigion cwsmeriaid oddi wrth staff CNC i raddau helaeth er mwyn rhoi sicrwydd bod y broses gynnig yn gyfrinachol, yn onest ac yn deg. Mae’r darpariaethau llywodraethu gwerthiant, y prosesau a’r System Gwerthu Pren yn cyd-fynd â’r platfform e-Werthiant, ac mae ei ddefnydd yn rhoi sicrwydd bod prosesau y cytunwyd arnynt ar waith i lywodraethu pob gwerthiant yn briodol.
  2. Y dulliau gwerthu a gefnogir gan y Ssystem Gwerthu Pren ac e-Werthiant yw:
    • Gwerthiannau cystadleuaeth agored
    • Tendrau cyfyngedig
    • Gwerthiannau wedi’u negodi (trwy ddyfarniad uniongyrchol)
    • Contract Gwerthu Cynyddol (tendr cystadleuol i ennill contractau a negodir yn flynyddol a ddyroddir drwy ddyfarniad uniongyrchol)
  3. Os oes angen fformat gwerthu arall ar unrhyw adeg (er enghraifft gwerthiant yn ôl cyfaint, gwerthiant cynnyrch terfynol, a gwerthiannau fesul ardal) nad yw’n addas ei gyflawni drwy e-Werthiant neu’r System Gwerthu Pren yna gall y Pennaeth Datblygiad Masnachol Cynaliadwy gymeradwyo defnyddio’r fformat gwerthu hwnnw dim ond os gwneir darpariaethau i sicrhau lefel briodol o dryloywder, gwahaniad, llywodraethiant, cyfrinachedd a rheolaeth yn debyg i’r hyn a ddarperir gan e-Werthiant a’r System Gwerthu Pren. Bydd angen craffu’n briodol ar y defnydd o fformatau gwerthu o’r fath er mwyn sicrhau eu bod yn darparu diben a gwerth cryf i Ystad Goed Llywodraeth Cymru a CNC.
  4. Gall CNC werthu hyd at 30% o’r pren a roddir ar werth bob blwyddyn drwy ddulliau Gwerthiannau Pren Amgen. Mae’r trefniadau llywodraethu a threfniadau phosesau ar gyfer gwahanol ddulliau Arwerthiannau Pren Amgen wedi’u nodi mewn canllawiau ar wahân ac, ar adeg cyhoeddi, maent yn amodol ar gymeradwyaeth i’w defnyddio.

1.8 Cymhwysedd cwsmeriaid

  1. Mae e-Werthiant yn blatfform agored a hygyrch, felly gall unrhyw ddefnyddiwr e-Werthiant cofretsredig osod cynnig ar lot. Wrth wneud cynnig, maent yn cytuno i gadw at delerau ac amodau defnyddio e-Werthiant. Dim ond cynigion gan gwsmeriaid cymwys y bydd CNC yn eu hystyried, fel y’u diffinnir yn yr adran hon.
  2. Mae unrhyw berson neu endid cyfreithiol yn gwsmer cymwys os yw, cyn unrhyw arwerthiant, yn bodloni’r gofynion canlynol:
    • Mae’n gweithredu yng nghwrs fusnes, elusen, masnach, neu broffesiwn (neu gorff cymunedol â chyfansoddiad priodol). Nid yw gwerthiannau pren ar gael ar hyn o bryd i unigolion sy’n gweithredu yn rhinwedd eu swydd fel defnyddwyr.
    • Cyn arwerthiant, mae wedi cyflwyno i CNC Ffurflen Cymhwyster Gwerthiannauu Pren (“FfCGP”) wedi’i chwblhau; mae wedi diweddaru’r FfCGP pan fydd amgylchiadau’n newid; ac mae CNC yn ystyried bod cynnwys y FfCGP yn dderbyniol.
    • Cyn arwerthiant, mae wedi cyflwyno Holiadur Iechyd a Diogelwch (“HID”) wedi’i gwblhau, mae wedi diweddaru’r HID pan fydd amgylchiadau’n newid, ac mae CNC yn ystyried bod cynnwys yr HID yn dderbyniol.
    • Mae wedi hysbysu CNC am unrhyw wrthdaro buddiannau posibl ac mae CNC yn fodlon y gellir rheoli’r risg o wrthdaro yn briodol ac na fydd cyfranogiad y cynigydd yn cael effaith sylweddol ar werthu unrhyw lot benodol yn ystod y digwyddiad.
    • Nid yw CNC fel arall wedi’i atal na’i eithrio rhag gwneud cais.
  3. Gall CNC eithrio rhai neu bob un o’r cynigion gan gynigydd:
    • os y canfyddir bod unrhyw beth yn FfCGP neu HID y cynigydd hwnnw’n anghywir neu’n gamarweiniol;
    • os yw’r cynigydd wedi torri telerau ei gontract gwerthu presennol yn sylweddol neu’n barhaus, a heb unioni’r amodau hynny, a bod CNC yn dewis arfer ei hawliau o dan telerau ac amodau’r contract i atal y cwsmer hwnnw rhag cymryd rhan mewn digwyddiadau gwerthu pellach;
    • os terfynwyd un neu ragor o gontractau gwerthu’r cynigydd oherwydd ei fai neu anweithred;
    • Mae gwybodaeth wedi dod i law swyddogion CNC bod y cynigydd wedi’i ganfod yn euog o beidio â thalu trethi neu yswiriant gwladol a chyfraniadau nawdd cymdeithasol;
    • mae gan y cynigydd derfyn bidio, yn unol ag adran5.4 Bidding Limits o’r ddogfen SLlGP hon.
  4. Gall CNC eithrio cynigion gan ddarpar gwsmer ar unrhyw adeg, hyd at y pwynt ychydig cyn cytuno ar gontract gyda’r cwsmer hwnnw. Bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn ceisio hysbysu’r cynigydd yr effeithir arno o’r penderfyniad i’w eithrio cyn y digwyddiad gwerthu os yn bosibl, neu fel arall cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol.
  5. Bydd unrhyw benderfyniad i eithrio cynigion ar sail cymhwysedd neu seiliau eraill yn cael ei ddogfennu yn y ffolder gwerthu yn y system rheoli dogfennau a’i amlygu yn yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant.

1.9 Credyd cwsmer a thelerau talu

  1. Gweler hefyd adran 5.7 Customer risks.
  2. Y telerau talu yw 30 niwrnod i ddyddiad yr anfoneb ond, er mwyn darparu ar gyfer cwsmeriaid sy’n hunan-filio, y telerau talu fel arfer yw 30 niwrnod o ddiwedd y mis y cafodd y pren ei anfon.  Rheolir yr holl delerau talu gan dîm y gwasanaethau cyllid trafodiadol a byddai newidiadau i hynny yn gofyn am wneud newidiadau cymesur i’r amodau a thelerau gwerthu

1.10 Gwrthdaro buddiannau

  1. Yn unol â pholisi Gwrthdaro Buddiannau corfforaethol CNC, rhaid i bob aelod o staff gymryd mesurau priodol i atal, nodi ac unioni unrhyw wrthdaro buddiannau yn y broses werthu.
  2. Mae’r trefniadau llywodraethu ar gyfer digwyddiadau e-Werthiant yn creu grwp cyfyngedig o staff CNC y gellid ystyried eu bod yn gallu dylanwadu ar ganlyniad gwerthiant. Mae’r grwp hwnnw’n cynnwys:
    • aelodau o’r tîm gwerthu, y tîm cymorth busnes a’r rheolwyr sy’n ymwneud â llunio, cyrchu neu ddefnyddio’r prisiadau lot cyn i’r digwyddiad gwerthu ddod i ben;
    • yr aelod o’r tîm perfformiad masnachol sy’n cwblhau gwiriadau ail linell ar brisiadau;
    • holl aelodau ac arsylwyr y Panel Gwerthu ar gyfer pob digwyddiad gwerthu;
    • Y Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd (i awdurdodi defnyddio adnoddau a chadarnhau capasiti);
    • Cyfarwyddwr Gweithredol y Cyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol (i gymeradwyo canlyniadau’r gwerthiant);
    • Y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy;
    • dirprwy nad yw eisoes yn y gr?p uchod, y mae Trosglwyddiad Cyfrifoldebau ffurfiol wedi’i lofnodi a’i gofnodi ar ei gyfer.
  3. Rhaid i’r aelodau o’r gr?p uchod gwblhau datganiad gwrthdaro buddiannau cyn y digwyddiad gwerthu arfaethedig cyntaf ym mhob blwyddyn ariannol. Rhaid i’r ffurflen gwrthdaro buddiannau restru dyddiadau’r holl ddigwyddiadau gwerthu arfaethedig y bydd y datganiad yn gymwys iddynt.
  4. Rhaid i unrhyw aelod newydd neu dros dro o’r gr?p uchod, yn ystod y flwyddyn, gwblhau datganiad gwrthdaro buddiannau ar gyfer y digwyddiad(au) gwerthu perthnasol. Bydd hyn hefyd yn berthnasol i unrhyw aelod arall o CNC y rhoddir mynediad at wybodaeth gwerthu iddo o ganlyniad i roi trefniadau wrth gefn ar waith ar gyfer methiannau yn y system.
  5. Yn achos gwerthiant wedi’i negodi, rhaid i bob aelod o staff sy’n ymwneud â phrisio, cymeradwyo, negodi, penderfyniad gwerthu a llofnodi’r contract gwblhau datganiad gwrthdaro buddiannau sy’n benodol i’r gwerthiant.
  6. Pan fydd staff wedi datgan gwrthdaro neu wrthdaro posibl, yn unol â pholisi Gwrthdaro Buddiannau corfforaethol CNC, rhaid i’w reolwr llinell ddangos bod y gwrthdaro wedi’i reoli’n briodol er mwyn lleihau’r risg o gael dylanwad annheg dros werthiant, a rhaid cofnodi unrhyw gamau a gymerwyd ar y ffurflen gwrthdaro buddiannau.
  7. Ni ddylai unrhyw un sy’n datgan gwrthdaro buddiannau, yn ystod digwyddiad gwerthu, na ellir ei reoli’n briodol, ymwneud ymhellach â’r digwyddiad gwerthu hwnnw. Bydd unrhyw baratoadau a wneir neu benderfyniadau a wneir gan y person hwnnw ar gyfer y digwyddiad gwerthu yn cael eu hadolygu a’u cymeradwyo gan Arweinydd y Tîm Gwerthu (gan gyfeirio unrhyw faterion i’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren) cyn y gellir defnyddio gwaith y person hwnnw yn y gwerthiant.
  8. Rhaid i’r tîm cymorth busnes ffeilio ffurflenni gwrthdaro buddiannau wedi’u cwblhau yn y ffolder gwerthu yn y system rheoli dogfennau ar gyfer y flwyddyn berthnasol.

Eithriadau

9. Nid oes gan staff neu gontractwyr Gweithrediadau Coedwig sy’n ymwneud â chynllunio, mesur a datblygu lotiau i’w gwerthu unrhyw ddylanwad dros brisiad y tîm gwerthu pren na phrosesau gwerthu’r tîm cymorth busnes, ac  felly nid oes angen iddynt lenwi ffurflen datgan gwrthdaro buddiannau yn benodol ar gyfer digwyddiadau gwerthu. Rhaid i bob aelod o staff gwblhau’r datganiad o fuddiant blynyddol o hyd fel sy’n ofynnol gan CNC.

10. Nid yw’n ofynnol i gwsmeriaid gyflwyno datganiadau gwrthdaro buddiannau. Mae’r telerau ac amodau ar gyfer defnyddio e-Werthiant yn cynnwys gwarant nad oes gan y cwsmer unrhyw wrthdaro buddiannau, neu ei fod wedi datgan unrhyw wrthdaro hysbys i CNC. Yn ystod y cyfarfod gwerthu, bydd y Panel Gwerthu yn adolygu unrhyw wrthdaro a ddatganwyd gan gwsmeriaid a bydd yn asesu’r mesurau lliniaru a roddwyd ar waith i benderfynu a  ddylid derbyn cynnig neu ofyn am ragor o wybodaeth. Os yr olaf, caiff y weithdrefn dyfarniad yn yr arfaeth, a amlinellir yn adran5.8 Bid assessment, ei dilyn.

1.11 Y Gymraeg

  1. Fel sefydliad, mae CNC wedi ymrwymo i Safonau’r Gymraeg a nodir ym Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011.
  2. Yn ein cyfathrebiadau cyffredinol ag aelodau o’r cyhoedd, cwsmeriaid a darpar gwsmeriaid, ni fyddwn yn trin y Gymraeg yn llai ffafriol na’r Saesneg. Mae hysbysebion ar gyfer digwyddiadau gwerthu sydd i ddod a chylchlythyr CNC sy’n ymwneud â gwerthu coed yn cael eu cyhoeddi’n ddwyieithog. Os derbynnir gohebiaeth yn Gymraeg, byddwn yn ymateb yn Gymraeg heb i hynny arwain at oedi.
  3. Dim ond yn Saesneg y cyhoeddir holiaduron cymhwyster, gwybodaeth am lotiau, mapiau gwerthu, telerau ac amodau contractu, a’r porth e-Werthiant ei hun ar hyn o bryd. Mae hyn oherwydd eu natur dechnegol ac arbenigol ac oherwydd mai dim ond i’r rhai sydd wedi cofrestru ar e-Werthiant y maent ar gael, nid i’r cyhoedd.
  4. Pan fo angen cyfathrebu ag aelodau’r cyhoedd fel rhan o gynllunio arwerthiant neu reoli contract, ymdrinnir â’r rhain yn unol â Pholisi Iaith Gymraeg CNC. Byddwn yn cysylltu â chwsmeriaid i sicrhau bod unrhyw arwyddion safle, hysbysiadau neu wybodaeth argraffedig arall sydd wedi’u hanelu at aelodau’r cyhoedd (parhaol a dros dro) yn ddwyieithog

2.   Cynllunio arwerthiann

2.1 Egwyddorion

  1. Bydd CNC yn ceisio sicrhau’r gwerth gorau i CNC o unrhyw arwerthiant pren drwy anelu at wneud cymaint o incwm â phosibl tra’n cyflawni’r amcanion a nodir yn y Cynllun Adnoddau Coedwig perthnasol, gan gymhwyso egwyddorion Rheoli Cynaliadwy ar Adnoddau Naturiol, rheoli risgiau cwsmer, a lleihau costau gweithredu.
  2. Rhaid i unrhyw bren o Ystad Goetir Llywodraeth Cymru neu Warchodfa Natur Genedlaethol a reolir gan CNC y bwriedir ei werthu o dan y telerau ac amodau safonol ar gyfer gwerthu pren, neu delerau sy’n benodol i Arwerthiannau Pren Amgen, fynd drwy’r timau gwerthu pren a’r prosesau cymeradwyo cyn ei gwerthu. Rhaid i werthiannau pren mewn cysylltiad â datblygu masnachol ddefnyddio telerau gwerthu templed penodol, ac fe gânt eu rheoli ar y cyd rhwng y tîm datblygu masnachol a’r tîm gweithrediadau coedwig lleol perthnasol.
  3. Bydd CNC yn trin cwsmeriaid yn gyfartal, yn osgoi unrhyw fath o wahaniaethu ac yn gweithredu mewn modd proffesiynol, teg a thryloyw wrth ddelio â nhw neu unrhyw un neu ragor o’u cyflogeion neu asiantau.
  4. Ni fydd CNC yn cynllunio llannerch, yn paratoi lot, nac yn pennu cynhyrchion pren nac amodau gwerthu gyda’r bwriad o ffafrio unrhyw gwsmer na’i roi dan anfantais.
  5. Bydd CNC yn rhoi’r un cyfle i bob cwsmer cymwys wneud cynnig am lot a gyflwynir ar werth mewn cystadleuaeth agored.

2.2 Rhaglenni cynaeafu a gwerthu

  1. Mae’r tîm stiwardiaeth tir yn gyfrifol am osod y rhaglen flynyddol ar gyfer cynaeafu pren oddi wrth Ystad Goed Llywodraeth Cymru i gefnogi’r ymrwymiadau a amlinellir yn y Cynllun Gwerthu a Marchnata Pren. Unwaith y bydd wedi’i osod, y rhaglen gynaeafu yw’r sail ar gyfer y cynllun gwerthu, a daw’n ymrwymiad corfforaethol CNC. O’r herwydd mae’r rhaglen gynaeafu yn darged sefydlog i’r timau Lle gyflawni yn ei erbyn, drwy waith monitro rheolaidd a chymryd camau unioni yn ystod y flwyddyn yn ôl yr angen.
  2. Bydd y timau Lle yn cynllunio eu rhaglenni cynaeafu blynyddol i ddyrannu llennyrch i bob blwyddyn werthu a fydd yn cyflwyno cynnig cymharol gyson flwyddyn ar ôl blwyddyn, gan geisio cydbwysedd o ffactorau gros fel:
    • cnydau coed coch a phren gwyn;
    • cynhyrchion pren (er enghraifft boncyffion, barrau a sglodion);
    • gweithrediadau llwyrgwympo / teneuo;
    • gwaith â pheiriannau cynaeafu-cludo / gwaith cebl.
  3. Bydd y tîm stiwardiaeth tir yn darparu’r rhaglen gynaeafu ar gyfer y flwyddyn ganlynol i’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren ac Arweinydd y Tîm Marchnata Pren, ar lefel manylder llannerch, erbyn diwedd mis Hydref bob blwyddyn. Bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Prenyn cyhoeddi’r blaengynllun gwerthu i gwsmeriaid a rhanddeiliaid yn ystod mis Tachwedd bob blwyddyn.
  4. Bydd materion gweithredol sy’n lleihau’r rhaglen gynaeafu yn ystod y flwyddyn yn cael eu lliniaru o fewn neu rhwng y timau Lle, drwy gyflwyno llennyrch ychwanegol o fath a maint tebyg er mwyn cynnal y rhaglen.
  5. Yn ystod y flwyddyn, bydd y tîm gwerthu pren yn monitro ac yn adrodd i’r Tîm Gweithredu, y Tîm Arwain a’r Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol ar y cynnydd tuag at gyflawni’r rhaglen werthu flynyddol, , a hynny at ddibenion cynllunio corfforaethol a busnes.

2.3 Arwerthiannau ymyl y ffordd

  1. Bydd y timau gweithrediadau coedwig, yn unol â’u hadnoddau, yn penderfynu pa un a ddylid defnyddio cynhyrchu uniongyrchol neu arwerthiant pren sy’n sefyll neu gyfuniad ohonynt, a byddant yn darparu adnoddau yn unol â’r penderfyniad hwnnw, gan gynnwys y cyfleusterau ar y safle a mynediad iddo, er mwyn bodloni’r ymrwymiadau cytundebol – mewn modd amserol – a wnaed gan y tîm gwerthu pren i’r cwsmer wrth werthu’r cnwd neu’r cynhyrchion.
  2. Bydd y tîm Lle yn gyfrifol am gydgysylltu’r gwaith o weithrediadau cynaeafu cynhyrchu uniongyrchol, a hynny’n unol â’r amserlen arwerthiannau, a bydd rheolwr y contract yn cynllunio i gynnig contractau arwerthiant ymyl y ffordd gyda dyddiadau cychwyn a chyfnodau contract priodol fel bod deunydd wedi’i dorri’n ffres yn cael ei gyflwyno, cyn belled ag y bo modd, mewn pryd iddo gael ei anfon gan y cwsmer arwerthiant ymyl ffordd yn ystod cyfnod y contract.
  3. Yn unol ag egwyddorion Rheoli Cynaliadwy ar Adnoddau Naturiol, gwerth am arian a’r ‘hierarchaeth defnydd’ pren er mwyn cynyddu’r swm o garbon sy’n cael ei storio dros y tymor hwy, bydd gweithrediadau cynaeafu yn cynhyrchu cymaint â phosibl o gynhyrchion boncyffion pryd bynnag y bo’n bosibl a ffefrir manylebau ar gyfer boncyffion bar a boncyffion mawr iawn dros bren sglodion. Yn yr un modd, yn ddelfrydol, bydd cynhyrchion tanwydd pren yn dod o ddeunydd marw neu stoc ymyl ffordd sydd wedi heneiddio’n sylweddol.
  4. Bydd y tîm Lle yn gyfrifol am amcangyfrif y cynnyrch a’r symiau i’w gwerthu o lannerch ac am bennu manylion y contract arwerthiant ymyl y ffordd yn unol â hynny. Bydd rheolwr y contract yn gosod symiau’r lot ar gyfer pob cynnyrch i ategu graddfa’r llannerch a’r gyfradd gynhyrchu. Bydd y tîm gwerthu pren yn cynghori’r tîm Lle, ar gais, yngl?n â’r lotiau ar gyfer contractau arwerthiant ymyl y ffordd er mwyn cyflawni’r gwerth gorau o dan amodau cyfredol y farchnad.
  5. Yn gyffredinol, bydd contract arwerthiant ymyl y ffordd ar gyfer cynnyrch penodedig yn cael ei gyflenwi o un llannerch benodedig, a bydd y contract ar gyfer yr holl gynnyrch o’r llannerch honno.
  6. Yn ddelfrydol bydd lotiau ymyl y ffordd yn cynnwys dim ond pren ffres sydd o’r graddau a’r meintiau safonol ar gyfer cynnyrch coedwig y mae cwsmeriaid yn gyfarwydd â nhw ac sy’n cael eu defnyddio’n helaeth gan y diwydiant. Yn gyffredinol, dylai contractau ymyl y ffordd fod yn eu lle cyn cynaeafu coed er mwyn rhoi cyfle i gwsmeriaid bennu manyleb y cynnyrch (hyd, lleiafswm diamedr uchaf, ac ati), o fewn y goddefiannau a hysbysebir. O bryd i’w gilydd mae’n bosibl y bydd angen torri cynhyrchion feintiau stoc pan fo pwysau amser.

2.4 Pennu lotiau

  1. Bydd y Tîm Lle yn pennu pob lot ar sail y llennyrch yn y Cynllun Adnoddau Coedwig a’r rhaglen gynaeafu. Yn gyffredinol, caiff pob llannerch ar gyfer arwerthiant pren sy’n sefyll ei werthu fel un lot, a gall gynnwys elfennau o bren a lwyrdorrwyd a phren o waith teneuo, oni bai bod y llannerch yn cael ei rhannu’n fwriadol gan y tîm Lle er mwyn rheoli cyllidebau a rhaglenni gweithredol yn fwy effeithiol.
  2. Bydd CNC yn ceisio cynnig lotiau ag amrywiaeth o symiau, cynhyrchion, a mathau o waith drwy gydol y flwyddyn er mwyn cynnig y cyfle ehangaf i bob cwsmer fel cynigydd sylfaenol neu fel prynwr eilaidd. Bydd y tîm gwerthu pren yn adolygu’r lotiau a gynigir gan y timau Lle ac yn ystyried a allai’r fanyleb eithrio cwsmeriaid penodol yn amhriodol rhag gwneud cynigion.

 

 

2.5 Gwerthiannau wedi’u negodi

  1. Fel yr amlinellwyd yn yr adran 1 Trosolwg, y dull safonol o werthu pren o Ystad Goetir Llywodraeth Cymru fydd drwy arwerthiannau teg, agored, cystadleuol a thryloyw. Fodd bynnag, o dan rai amgylchiadau penodol, bydd angen gwerthu pren o Ystad Goetir Llywodraeth Cymru drwy ddulliau uniongyrchol – gwerthiant wedi’i negodi. Gellir ystyried gwerthiannau wedi’u negodi pan fo un neu ragor o’r amgylchiadau canlynol yn berthnasol, neu mewn unrhyw sefyllfa arall pan fo gwerthiant wedi’i negodi wedi’i gymeradwyo ymlaen llaw gan y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy:
    • I gydymffurfio â chyfarwyddyd cyfreithiol brys neu ofyniad i gael gwared ar goed gwerthadwy.
    • I ymdrin â blaenoriaeth uniongyrchol pan fydd cael gwared ar goed gwerthadwy yn gyflym yn ymdrin â rhwymedigaethau tirfeddianwyr neu’n lleihau’r risg i CNC neu’r cyhoedd (e.e. diogelwch coed, tirlithriadau, clefydau acíwt neu ddifrod stormydd).
    • I weithredu addasiadau eang i’r rhaglen gynaeafu mewn ymateb i stormydd trychinebus.
    • I farchnata lot sydd wedi’i chyflwyno ar werth mewn cystadleuaeth agored, ond nad yw wedi denu bidiau na phris marchnad derbyniol; a’i bod yn atal blaenoriaeth prosiect amgylcheddol neu flaenoriaeth Cynllun Adnoddau Coedwig rhag cael ei chyflawni; neu pan fo angen defnyddio technegau cymhleth, ysbeidiol sy’n cymryd llawer o amser neu dechnegau tynnu coed arbenigol ar y safle; neu pan nad oes gan CNC yr adnoddau i wneud y gwaith yn uniongyrchol.
    • I gytuno ar brisiau ar gyfer ail flwyddyn a blynyddoedd dilynol Contract Gwerthu Cynyddol.
    • I’w gwneud yn bosibl XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  2. Bydd y tîm gwerthu pren, ynghyd â rheolwr y contract, yn paratoi naratif mewnol sy’n esbonio’r amgylchiadau, yr anghenion gweithredol, y costau cyfle a’r manteision o werthiant wedi’i negodi. Pan fo’n berthnasol, bydd yn esbonio pam nad yw gwerthiant cyfyngedig neu agored yn briodol, a hefyd sut y cafodd y cwsmer ei ddethol ar gyfer y negodiad, gan gyfeirio at y ffactorau yn adran 1.8 Cymhwysedd cwsmeriaid ac adran 5.7 Risgiau cwsmer. Bydd y tîm gwerthu pren yn paratoi prisiad yn unol ag adran 4.2 Prisiadau. Bydd y naratif yn cynnwys y ffigurau’r prisiad a chynllun negodi yn dangos y gwerth posibl a allai fod yn dderbyniol i CNC er mwyn cyflawni’r gwerth gorau.
  3. Bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren neu’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn defnyddio’r dogfennau hyn i geisio awdurdod gan y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy i ddefnyddio Cymeradwyaeth Tendr Unigol a bwrw ymlaen â’r gwerthiant wedi’i negodi.  Os rhoddir awdurdod, dilynir y broses Cymeradwyaeth Tendr Unigol (2.6 Y weithdrefn Cymeradwyaeth Tendr Unigol ).
  4. Rhaid rhoi’r wybodaeth werthu lawn ar gyfer y contract arfaethedig i’r cwsmer os nad yw eisoes wedi’i chael, a chaniatáu amser iddo ymweld â’r safle os oes angen. Bydd y tîm gwerthu pren yn trefnu cyfarfod wyneb yn wyneb ar gyfer y negodiad. Gall hyn ddigwydd drwy sesiwn fideo-gynadledda os oes angen. Dylai trafodaeth o’r costau a’r gwerthoedd perthnasol ar gyfer y safle a’r lot geisio dod i derfyn gyda phris marchnad addas gan y cwsmer. Rhaid i’r cwsmer gadarnhau hyn drwy e-bost.
  5. Ni ddylai’r tîm gwerthu pren ‘dderbyn’ y bid gan y bydd yn ddarostyngedig o hyd i Gymeradwyaeth Tendr Unigol gan yr Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy. Pan fydd popeth wedi’i gytuno a’i awdurdodi, gellir dyroddi’r contract newydd drwy ddyfarniad uniongyrchol. Rhaid cadw pob dogfen a chymeradwyaeth gysylltiedig ar y system rheoli dogfennau fel cofnod o’r gwerthiant.

 

2.6 Y weithdrefn Cymeradwyaeth Tendr Unigol

  1. Mae’r weithdrefn Cymeradwyaeth Tendr Unigol yn ddull awdurdodi sy’n cofnodi’r rhesymau a’r penderfyniad i ffurfio contract gwerthu pren annibynnol gydag un cwsmer. Rhaid i’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy gymeradwyo ei defnydd ymlaen llaw, a bydd ef wedyn hefyd yn llofnodi’r ffurflen Cymeradwyaeth Tendr Unigol pan gaiff ei chwblhau gan y tîm Lle a a’r tîm gwerthu pren.
  2. Bydd angen cael Cymeradwyaeth Tendr Unigol ar gyfer contractau gwerthu newydd sydd wedi’u negodi (gweler5 Negotiated Sales) oni bai bod y negodiad dim ond wedi digwydd er mwyn gwella cynnig o dan y pris gwerthu a wnaed yn ystod digwyddiad e-Werthiant (gweler 5.9 Improving bids).  Dim ond ytîm gwerthu pren sydd i negodi pris y contract gyda’r cwsmer, ar sail heb ragfarn, fel y gellir cynnwys gwerth ariannol arfaethedig y contract yn y ffurflen Cymeradwyaeth Tendr Unigol.
  3. Rhaid i’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy lofnodi’r ffurflen Cymeradwyaeth Tendr Unigol er mwyn awdurdodi defnyddio Cymeradwyaeth Tendr Unigol, a’i llofnodi gan y cymeradwywr ar y lefel Rheoli ein Harian ofynnol ar gyfer Cymeradwyaeth Tendr Unigol ar gyfer gwerthu pren (mae’r rhain yn is na’r lefelau Rheoli ein Harian arferol ar gyfer gwerthu coed). Pan mai’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy fyddai’r cymeradwywr Rheoli ein Harian hefyd, yna bydd cymeradwyaeth Rheoli ein Harian yn cael ei uwchgyfeirio i Gyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol.
  4. Rhaid cymeradwyo’r ffurflen Cymeradwyaeth Tendr Unigol cyn i’r contract gwerthu gael ei ffurfio gyda’r cwsmer – sy’n cael ei wneud drwy ddefnyddio’r broses dyfarniad uniongyrchol yn y System Gwerthu Pren ac e-Werthiant.
  5. NID oes angen Cymeradwyaeth Tendr Unigol i gymeradwyo estyniad i gontract XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Defnyddir y broses cais i amrywio contract ar gyfer hyn.

 

3.          Paratoi Contractau Gwerthu

3.1 Cyfnod y contract

  1. Pennir cyfnod y contract gwerthu pren gan reolwr y contract yn ystod y broses o baratoi manylion y lot, a chaiff ei adolygu gan y tîm gwerthu pren cyn cyhoeddi arwerthiant. Rhaid rhoi sylw i’r ystyriaethau canlynol wrth bennu cyfnod y contract:
    • rhaid iddo fod yn ddigon hir i ddarparu ar gyfer yr holl weithgareddau sy’n ofynnol i gyflawni’r contract yn gyfforddus, gan gynnwys camau cyn cynllunio, cynaeafu, anfon ac unrhyw waith adfer safle, i gyd o fewn amserlen ddiogel a rhesymol;
    • rhaid iddo ddarparu ar gyfer unrhyw gyfyngiadau amser hysbys eraill sy’n effeithio ar y gweithgareddau, mynediad i’r safle a’r anfoniadau, megis bywyd gwyllt, y tymor, y tywydd, ansawdd y d?r ac unrhyw ofynion trydydd parti arfaethedig ar gyfer y llwybrau mynediad neu’r safle ei hun;
    • gellir ychwanegu hyd at 2 fis rhag ofn ei bod yn cymryd mwy o amser i gyflawni gweithgareddau’r contract.
  2. Rhaid i ddyddiadau dechrau a dyddiadau dod i ben y contract ddisgyn ar ddiwrnodau gwaith, felly dylent osgoi penwythnosau a gwyliau banc. Mae hefyd yn ddelfrydol sicrhau nad yw dyddiadau dod i ben contract yn disgyn ar ddydd Llun neu ddydd Gwener.

 

3.2 Y dyddiad cychwyn a’r dyddiad dechrau

    • Y dyddiad cychwyn
  1. Dyddiad cychwyn y contract yw’r dyddiad y mae CNC a’r cwsmer yn ei lofnodi, a dyma’r dyddiad y mae’r telerau ac amodau y contract gwerthu yn gymwys ohono.
  2. Rhaid i gontract sydd wedi’i lofnodi’n electronig fod wedi dod i law oddi wrth y cwsmer cyn y caniateir i unrhyw waith gael ei wneud. Caiff y contract ei wneud yn ‘fyw’ yn y System Gwerthu Pren unwaith y bydd y contract wedi’i lofnodi gan CNC, yn unol â’r weithdrefn Rheoli ein Harian.
    • Y dyddiad dechrau
  3. Pennir y dyddiad dechrau gan reolwr y contract pan gaiff y contract ei greu yn y System Gwerthu Pren. Mae’r System Gwerthu Pren a’r tîm cymorth busnes yn defnyddio’r dyddiad hwn fel porth i reoli mynediad cwsmeriaid i’r safle at ddibenion diogelwch, diogelwch pren a llywodraethu.
  4. Gall rheolwr y contract osod y dyddiad dechrau i weddu i’r sefyllfa weithredol. Rhaid i’r dyddiad dechrau fod yn rhesymol ac yn gyraeddadwy gan y ddau barti ac ni ddylai fod yn llai na 4 wythnos, na’n fwy na 4 mis, ar ôl dyddiad y digwyddiad gwerthu.
  5. Os bydd rheolwr y contract yn cytuno bod yr holl waith cynllunio cyn cychwyn angenrheidiol yn addas ac yn ddigonol a bod contract wedi’i lofnodi’n llawn ar waith, yna gall y cwsmer ddechrau’r gwaith (gan gynnwys symud offer i’r safle) ar neu ar ôl y dyddiad dechrau a nodir yn y contract.
  6. Gellir dwyn y dyddiad dechrau ymlaen ar ôl gwerthiant, a hynny drwy gytundeb rhwng rheolwr y contract a’r cwsmer, gan ddefnyddio’r broses cais i amrywio contract. Nid oes angen cwblhau cais i amrywio contract os yw’r gwaith i ddechrau ar ôl y dyddiad dechrau.

 

3.3 Amodau safle-benodol

  1. Rhaid defnyddio dogfen contract gwerthu a dogfen telerau ac amodau safonol CNC, ac ni chaniateir eu diwygio. Mae’n fater o degwch a chwarae teg bod pob amod sy’n benodol i’r safle yn cael eu cyflwyno ar ffurf ac i safon gyson fel y’u pennir gan y templed. Cedwir y templedi hyn yn y System Gwerthu Pren.
  2. Ni fydd CNC yn cynnwys telerau ac amodau ychwanegol sy’n drysu’r telerau ac amodau safonol neu a allai fod yn annheg, yn amwys neu’n amherthnasol i’r gweithgareddau sy’n ofynnol ar gyfer cyflawni’r contract gwerthu.
  3. Rhaid cwblhau’r amserlenni ar gyfer contractau gwerthu a bennir yn y templedi contract. Mae hyn yn cynnwys yr amodau sy’n benodol i’r safle. Mae templedi ar gael yn y System Gwerthu Pren ar gyfer amodau sy’n benodol i’r safle ar gyfer arwerthiannau ymyl y ffordd ac arwerthiannau pren sy’n sefyll, a rhaid i’r rhain gael eu cwblhau gan reolwr y contract fel y bo’n briodol er mwyn adlewyrchu’n gywir ofynion safleoedd unigol a chyfyngiadau ar gyfer y contract gwerthu.
  4. Mae amodau sy’n benodol i’r safle yn rhan bwysig o’r contract gwerthu ac yn aml maent yn allweddol i waith pennu costau a phrisiau cynnig y cwsmer, felly rhaid sicrhau bod y ddogfennaeth ar gyfer amodau sy’n benodol i’r safle yn gywir ac wedi’i chwblhau cyn i’r lot gael ei chyflwyno ar werth. Bydd y tîm gwerthu pren yn gwirio bod y dogfennau gwerthu ar gyfer pob contract wedi cael eu paratoi gan reolwr y contract cyn cyflwyno unrhyw lot ar werth.
  5. Pan fydd y gwaith ar y safle yn addas ar gyfer defnyddio mesur perfformiad allweddol pwrpasol (h.y. canlyniad safle hanfodol nad yw’n benodol i arferion da’r diwydiant, canllawiau FISA neu Safon Sicrwydd Coetiroedd y DU) dylid cynnwys hyn yn adran gyffredinol amodau sy’n benodol i’r safle y templed. Pan fernir bod angen sicrwydd pellach ynghylch cynnwys mesurau o’r fath, bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn ceisio cyngor gan dîm y gwasanaethau cyfreithiol.

 

3.4 Yr Elfen Bren Gadwedig (EPWG)

  1. Mae’r Elfen Bren Gadwedig yn fecanwaith contract sy’n caniatáu i CNC gadw rhywfaint o’r hyn a gynhyrchir o gontract arwerthiant pren sy’n sefyll. Caiff ei gosod ar ymyl y ffordd gan y cwsmer i CNC ei gwerthu i gwsmer arall neu ei defnyddio i fodloni ymrwymiadau contractau eraill ar gyfer cyflenwi. Mae pris y contract ar gyfer y pren yn darparu ar gyfer cynhyrchu’r Elfen Bren Gadwedig ac mae’n cael ei lywodraethu gan delerau ac amodau contractau safonol.
  2. Rhaid i brisiadau ddarparu ar gyfer costau gweithio cyfrannol uwch i dalu am y gost o gynhyrchu’r Elfen Bren Gadwedig.
  3. Rhaid sicrhau bod yr Elfen Bren Gadwedig wedi’i phennu’n llawn yn y manylion gwerthu cyn digwyddiad gwerthu. Efallai na fydd yr Elfen Bren Gadwedig yn cael ei chymhwyso i gontract presennol ac efallai na chaiff ei chynnig ar gyfer contract newydd heb awdurdod ymlaen llaw gan y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy.
  4. Wrth wneud penderfyniad ynghylch pa un a ddylid awdurdodi Elfen Bren Gadwedig, bydd y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy yn ystyried y cyfyngiadau canlynol:
    • rhaid i’r Elfen Bren Gadwedig arfaethedig fod yn rhan annatod o’r gwaith cynaeafu ar gyfer arwerthiant pren sy’n sefyll. Os gellir cael yr Elfen Bren Gadwedig ar wahân i’r gwaith cynaeafu ar gyfer arwerthiant pren sy’n sefyll, dylid ei caffael y gwaith hwn fel gwasanaeth neu ei werthu ar wahân o dan ei gontract gwerthu ei hun;
    • mae’r Elfen Bren Gadwedig y caniateir ei chynnwys mewn unrhyw gontract gwerthu wedi’i chyfyngu i un fanyleb cynnyrch;
    • ni chaiff swm yr Elfen Bren Gadwedig fod yn XXXXXXXXXXX o’r swm contract amcangyfrifedig a gynigir ar werth;
    • ni chaiff prisiad yr Elfen Bren Gadwedig XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  5. Bydd y Panel Gwerthu bob amser yn gofyn i’r tîm gwerthu pren egluro’r cais gyda’r cwsmer cyn gwneud argymhelliad gwerthu, er mwyn sicrhau bod y cwsmer yn ymwybodol o’r Elfen bren Gadwedig. Pe bai’r Elfen Bren Gadwedig yn cael ei chamddeall ar adeg gwneud bidiau a’i bod yn annerbyniol i’r cynigydd uchaf neu unrhyw isgynigydd, caniateir iddo ddewis tynnu ei gynnig yn ôl, a chaiff y lot ei nodi â statws Heb ei gwerthu. Gellir cynnig y lot ar werth eto drwy gystadleuaeth agored heb Elfen Bren Gadwedig pan ddaw’r cyfle nesaf, neu ei marchnata o dan y darpariaethau yn adran 2.5 Gwerthiannau wedi’u negodi.

 

 

4.          Paratoi digwyddiad gwerthu

4.1 Llythyr cymeradwyo arwerthiant

  1. Cyn i bob digwyddiad gwerthu chwarterol gael ei gyhoeddi ar-lein, bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn paratoi llythyr cymeradwyo arwerthiant i geisio awdurdod ysgrifenedig oddi wrth y Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd i fwrw ymlaen. Ceisir cymeradwyaeth i gadarnhau bod y gwerthiant yn hanfodol i raglenni rheoli tir CNC, y gellir gwerthu’r pren a bod gan y timau Lle yr adnoddau ar gyfer rheoli’r contract canlyniadol. Er mwyn rhoi ei gymeradwyaeth, rhaid i’r Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd lofnodi’r llythyr cymeradwyo arwerthiant cyn i’r digwyddiad gwerthu gael ei hysbysebu.
  2. Bydd y llythyr cymeradwyo arwerthiant yn crynhoi’r wybodaeth hanfodol sy’n benodol i’r arwerthiant arfaethedig, yn crynhoi cynnydd y cynllun gwerthu gan dimau gweithrediadau, ac yn gofyn am awdurdodiad ffurfiol i fwrw ymlaen. Rhaid cadw’r llythyr cymeradwyo arwerthiant wedi’i lofnodi yn y ffolder briodol yn y system rheoli dogfennau ar gyfer y digwyddiad gwerthu.
  3. Mae’r broses uchod yn berthnasol i’r digwyddiadau e-Werthiant rheolaidd, arfaethedig sy’n creu ymrwymiadau sylweddol i CNC o ran adnoddau. Mae tendrau cyfyngedig untro neu werthiannau unigol wedi’u negodi i’w cytuno rhwng y tîm gwerthu pren a’r timau Lle a’u cymeradwyo’n unigol gan yr Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy neu’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren. Rhaid ffeilio gohebiaeth gymeradwyo o’r fath yn y ffolder briodol yn y system rheoli dogfennau.
  4. Mae’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn gyfrifol am sicrhau y ceir cymeradwyaeth gan y Tîm Gweithredol / Bwrdd ar gyfer contractau unigol sydd â gwerth amcangyfrifedig o £5 miliwn neu fwy, a bod cynigion gwerthu sy’n newydd, yn gynhennus neu ag ôl-effeithiau yn cael eu cyfeirio at swyddogion Llywodraeth Cymru i’w cymeradwyo ymlaen llaw.

 

 4.2 Prisiadau

  1. Mae prisiadau lot yn cael eu hystyried yn fasnachol sensitif a rhaid eu trin yn gyfrinachol. Caiff yr holl ddata prisio ei drin o dan egwyddor ‘angen gwybod yn unig’ a rhaid ei storio’n ddiogel yn y system rheoli dogfennau.
  2. Mae prisiadau lotiau, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  3. Bydd y tîm gwerthu pren yn prisio’r holl lotiau pren a gynigir ar werth gan ddefnyddio’r canllawiau XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn atebol am y broses brisio.
  4. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  5. Mae’r holl brisiadau a phrisiau cadw i’w cadw mewn ffolder gyfyngedig yn y system rheoli dogfennau, na all neb eu cyrchu XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Bydd mynediad hefyd ar gael i aelod o’r tîm perfformiad masnachol er mwyn cwblhau gwiriadau rheoli ail linell.
  6. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

4.3 Prisiau cadw

  1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX:
    • XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
    • XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
    • XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
    • XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
    • XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
    • XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

4. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

5. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

4.4 Manylion lotiau, tariffau a thelerau ac amodau

  1. Pan fydd timau Lle yn paratoi’r dogfennau ar gyfer contract gwerthu, rhaid i’r wybodaeth a ddarperir gan dimau Lle am bob lot fod yn gywir ac yn gynhwysfawr gan mai dyma’r sail ar gyfer y contract gwerthu. Caiff gwiriadau diwydrwydd dyladwy eu gwneud gan y tîm gwerthu pren a bydd unrhyw hepgoriadau hanfodol yn cael eu cywiro cyn cael eu derbyn i’r catalog gwerthu.
  2. Gwneir contractau gwerthu pren ar y sail bod y swm wedi’i amcangyfrif gan ddefnyddio dull tariff cryno B6 o leiaf. Yn eithriadol, bydd natur y lot yn atal hyn (e.e. coed sydd wedi’u chwythu gan y gwynt, malurion).  Ym mhob achos lle na fu tariff B6 yn bosibl, rhaid i’r amodau sy’n benodol i’r safle gynnwys disgrifiad clir o’r dull a ddefnyddiwyd i amcangyfrif y swm.
  3. Rhaid i’r wybodaeth hanfodol a ddarperir am y lot gynnwys:
    • Manylion y cnwd neu fanyleb o’r cynhyrchion
    • Amcangyfrif o’r swm a gwybodaeth berthnasol am fesuriadau
    • Dyddiad cychwyn a gorffen y gwaith cwympo
    • Manylion cyswllt CNC ar gyfer y lot
    • Amodau safle-benodol (gan ddefnyddio’r templed)
    • Map ag allwedd o’r lleoliad
    • Map ag allwedd o wweithrediadau ar gyfer arwerthiannau pren sy’n sefyll
    • Map ag allwedd o fynediad
    • Map ag allwedd o gyfyngiadau
    • Map ag allwedd o gyfleusterau, os yw’n briodol
  4. Ar yr un pryd, rhaid hefyd cyhoeddi’r telerau ac amodau safonol ar gyfer contractau gwerthu ar gyfer lotiau arwerthiannau ymyl y ffordd a arwerthiannau pren sy’n sefyll. Cedwir y rhain ar fewnrwyd CNC a chânt eu huwchlwytho i bob digwyddiad gwerthu fel dogfen graidd. Maent hefyd yn rhan o’r ddogfen gontract ar gyfer pob lot ac ni ddylid eu disodli na’u diwygio gan ddogfennau eraill ym manylion y lot.
  5. Mae’r telerau ac amodau yn eiddo i’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy ac fe’u rheoli ganddo, a bydd yn awdurdodi, o bryd i’w gilydd, unrhyw ddiweddariadau a gymeradwyir gan dîm y gwasanaethau cyfreithiol a fydd yn cael eu nodi’n glir â rhif fersiwn a’u cofnodi gan y tîm cymorth busnes. Caiff y fersiwn newydd ei hychwanegu at y ddogfen a osodwyd ar y fewnrwyd, a bydd templed y contract yn y System Gwerthu Pren yn cael ei ddiweddaru ar adeg briodol er mwyn caniatáu i’r contractau ar gyfer yr e-Werthiant nesaf gael eu llunio a’u cyhoeddi.  Mae’n arfer da cyfathrebu unrhyw newidiadau i delerau ac amodau i gwsmeriaid mewn da bryd.

 

5.          Digwyddiadau gwerthu

 

5.1 Dyddiadau arwerthiannau

  1. Bydd CNC yn cynnal nifer o brif ddigwyddiadau e-Werthiant yn ystod y flwyddyn fel y’u cyflwynir yn yr amserlen arwerthiannau (yn amodol ar wyliau tymhorol). Mae rheoleidd-dra arwerthiannau o adnodd y goedwig gyhoeddus yn ymrwymiad sylweddol i’r diwydiant coedwigaeth a byddai newidiadau i’r patrwm hwn yn gofyn am ymgynghori ymlaen llaw.
  2. Cyhoeddir dyddiadau arwerthiannau ar wefan CNC a chaiff defnyddwyr e-Werthiant a defnyddwyr e-Werthiant cofrestredig eu hysbysu drwy e-bost pan gytunir ar yr amserlen arwerthiannau flynyddol. Gwneir ymdrechion i osgoi cynnal digwyddiadau gwerthu hysbys yr un pryd â rhai eraill yn Lloegr.
  3. Bydd yr amserlen arwerthiannau yn caniatáu cyfnod rhesymol ar gyfer gweld lotiau a bidio yn e-Werthiant, sef 7 wythnos fel arfer.
  4. Dylai’r timau Lle sicrhau bod y lotiau’n hygyrch i edrych arnynt yn ystod y cyfnod gwerthu, a dylid cynnwys manylion unrhyw gyfyngiadau mynediad gyda manylion y lot.
  5. Bydd yr holl ddyddiadau pwysig yn yr amserlen arwerthiannau yn ddiwrnodau gwaith, gan osgoi penwythnosau, gwyliau banc a gwyliau pwysig neu ddiwrnodau dathlu
  6. Nid yw hyn yn atal CNC rhag cynnal digwyddiadau e-Werthiant ychwanegol pe bai’n ofynnol gwneud hynny oherwydd adnoddau ac anghenion y busnes. Yn yr achos hwn, dilynir yr un prosesau, a chaiff cwsmeriaid eu hysbysu.

 

5.2 Catalogau arwerthiannau

  1. Rhaid cyhoeddi’r catalog o lotiau ar gyfer yr arwerthiant, a phob elfen o’r wybodaeth fanwl am lotiau, a hysbysu pob cwsmer cymwys amdanynt yr un pryd. Gwneir hyn fel arfer drwy gyhoeddi’r digwyddiad gwerthu yn e-Werthiant, sy’n anfon hysbysiad i holl ddefnyddiwr e-Werthiant cofrestredig yr un pryd. Yn achos gwerthiant cyfyngedig, bydd yr hysbysiad yn mynd at y rhestr gyfyngedig o gwsmeriaid.
  2. Os bydd unrhyw hepgoriad neu wall yn cael ei nodi ym manylion y lot yn ystod y cyfnod gwylio, bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn penderfynu a ddylid tynnu’r lot yn ôl (yn achos diffyg sylweddol a fydd yn effeithio ar waith costio neu ddisgwyliadau rhesymol y cwsmeriaid) neu roi eglurhad (yn achos mân ddiffyg) drwy bostio hysbysiad yn e-Werthiant. Rhaid cyhoeddi eglurhad fwy na phum niwrnod gwaith cyn i’r gwerthiant gau i fidiau; fel arall rhaid tynnu’r lot yn ôl. Rhaid trafod eglurhad o’r fath hefyd gyda’r cynigydd buddugol cyn argymell unrhyw benderfyniadau gwerthu.
  3. Oni bai bod amgylchiadau annisgwyl neu faterion system yn ei atal, bydd y tîm gwerthu pren yn caniatáu rhwng pump a saith wythnos i gwsmeriaid edrych ar y lotiau yn e-Werthiant, ac ymweld â nhw os oes angen, cyn i’r gwerthiant gau i gynigion. Os nad yw pum wythnos yn bosibl ar unrhyw adeg, bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn penderfynu pa un a ddylid symud y dyddiad y bydd y gwerthiant yn cau i gynigion ai peidio. Os caiff ei symud, bydd y tîm cymorth busnes yn cyhoeddi hysbysiad i bob cynigydd drwy e-Werthiant cyn gynted â phosibl.
  4. Gallai fod yn ofynnol i ddigwyddiadau gwerthu ar gyfer Contractau Gwerthu Cynyddol (ac Arwerthiannau Pren Amgen eraill a allai gael eu datblygu) gael cyfnod hwy cyn gwahodd cynigion os oes angen gwneud rhagor o wiriadau cynhwysedd hefyd neu os yw’r costau’n fwy cymhleth. I’r gwrthwyneb, efallai na fydd angen unrhyw amser ychwanegol ar gyfer gwerthiannau sydd wedi’u negodi a nodiadau gwerthu cyn cytuno ar y gwerthiant.  Fodd bynnag, ym mhob achos, rhaid i’r cyfnod a roddir fod yn rhesymol ac yn ddigonol i ganiatáu i gynigwyr weld y lotiau a’u hystyried yn llawn cyn gwneud cynnig.

 

5.3 Rheolau bidio

  1. Gall unrhyw ddefnyddiwr e-Werthiant cofrestredig wneud cynnig, ond dim ond ceisiadau gan gwsmeriaid cymwys fydd yn cael eu hystyried (gweler adran 8 Cymhwysedd cwsmeriaid).
  2. Dim ond drwy blatfform e-Werthiant y caiff ceisiadau eu derbyn gan CNC (ac eithrio os yw’r system yn methu 5 e-Werthiant). Pan fo’r platfform e-Werthiant yn gweithredu ac nad oes unrhyw fwriad wedi’i ddatgan i dderbyn cynigion drwy ddulliau eraill, caiff unrhyw gynigion a wneir ar lafar neu drwy e-bost neu ffacs ar gyfer digwyddiad e-Werthiant eu datgan i’r Panel Gwerthu os yn bosibl, ac yna eu diystyru.
  3. Mae’r telerau ac amodau e-Werthiant yn caniatáu i bob cwsmer cymwys wneud un cynnig seliedig ar gyfer pob lot yn yr arwerthiant. Gall cwsmeriaid newid neu dynnu cynnig yn ôl unrhyw bryd cyn i’r gwerthiant gau i fidiau ond ni chaniateir iddynt wneud hynny ar ôl i’r arwerthiant gau.
  4. Ni fydd CNC yn derbyn unrhyw gynigion ar gyfer unrhyw amrywiad i’r telerau ac amodau safonol ar gyfer contractau gwerthu, nac i amrywio amod fel rhan o gais. Pan fo cynnig wedi’i wneud, bydd y Panel Gwerthu yn gosod yr amrywiad neu’r amod o’r neilltu ac yn ystyried y bid ar y pris a gynigir yn unig. Os mai’r cwsmer hwnnw hefyd yw’r cynigydd uchaf am unrhyw lot, bydd y tîm gwerthu pren yn egluro iddo bod yr amrywiad arfaethedig i delerau wedi’i roi o’r neilltu cyn i unrhyw argymhelliad gwerthu gael ei wneud.
  5. Gall cwsmeriaid weithredu gyda’i gilydd, ac maent yn aml yn gwneud hynny, i gefnogi cais a wneir gan un cwsmer. Mae hwn yn arfer normal y farchnad i wella’r bid cyffredinol, a lleihau risg pob parti o fethu â phrynu deunydd, neu brynu deunydd na allant ei ddefnyddio.  Nid oes gan CNC unrhyw ddiddordeb yn y perthnasoedd allanol hyn a dim ond gyda’r cwsmer sy’n gwneud y cynnig y bydd y contract gwerthu byth yn cael ei wneud.

 

5.4 Terfynau bidio

  1. Mae gan gwsmeriaid y dewis i osod terfyn swm ar adeg cyflwyno cynnig (terfyn bidio) er mwyn lleihau eu risg o brynu gormod ar ddamwain. Os digwydd hyn, bydd y Panel Gwerthu yn ystyried yr holl gynigion am y lotiau hynny y mae’r cwsmer yn cynigydd uchaf arnynt a bydd yn penderfynu pa lotiau i’w gwerthu i’r cwsmer hwnnw hyd at ei derfyn bidio. Yna bydd yr isgynigydd uchaf yn cael ei ystyried ar gyfer pob un o’r lotiau eraill.
  2. Bydd y penderfyniad ynghylch pa lotiau i’w gwerthu i’r cynigydd uchaf a pha rai i’w gwerthu i isgynigydd yn seiliedig ar sicrhau’r gwerth cyffredinol uchaf i CNC o’r holl lotiau dan sylw. Mae hyn bob amser yn amodol ar unrhyw derfynau is eraill y gall CNC eu cymhwyso.
  3. Gall y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren a’r tîm gwerthu pren osod terfyn swm (gan gynnwys terfyn sero) i reoli’r risgiau y bydd cwsmer penodol yn prynu gormod mewn arwerthiant penodol. Bydd y penderfyniad hwn yn seiliedig ar ddefnydd y cwsmer o gredyd, ei hanes taliadau a symiau contract a brynwyd ymlaen llaw a rhaid i unrhyw gyfyngiad o’r fath fod yn ganlyniad ymdrechion blaenorol aflwyddiannus i reoli sefyllfa fasnachu’r cwsmer. Rhaid i Arweinydd y Tîm Marchnata Pren neu’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren hysbysu’r cwsmer yn ysgrifenedig o fwriad i osod terfyn cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol a phryd bynnag y bo modd, o leiaf pythefnos  cyn i’r digwyddiad gwerthu gau i gynigion.

 

5.5 e-Werthiant– Cynigion â llaw

  1. Fel arfer mae adran 3 Rheolau bidio yn atal unrhyw fath o gynigion â llaw. Fodd bynnag, os nad yw e-Werthiant yn gallu derbyn cynigion, ond bod cwsmeriaid wedi gallu gweld y dogfennau gwerthu, bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn penderfynu a all y gwerthiant fynd yn ei flaen neu a fydd yn cael ei ohirio. Os bydd y gwerthiant yn mynd yn ei flaen, rhaid anfon y canllawiau ar sut i gyflwyno cynnig drwy e-bost at bob cwsmer cymwys, ynghyd â thaflen gynnig a’r thelerau ac amodau ar gyfer gwneud cynnig.
  2. Bydd yr Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn trefnu i geisiadau gael eu hanfon drwy e-bost i gyfeiriad CNC nad yw’n hygyrch i’r tîm gwerthu pren nac i aelodau’r timau gweithrediadau coedwig (er enghraifft, cyfeiriad e-bost yn y tîm cyllid). Bydd pob cwsmer yn cael gwybod am y trefniadau bidio drwy hysbysiad yn e-Werthianta thrwy e-bost cyn gynted â phosibl.
  3. Bydd y Panel Gwerthu yn aros am 24 awr ar ôl dyddiad cau cyhoeddedig yr arwerthiant cyn gofyn am y cynigion o’r mewnflwch e-bost a’u hagor. Derbynnir cyflwyniadau hwyr i’r cyfeiriad e-bost enwebedig yn ystod y 24 awr ychwanegol hynny.
  4. Bydd bidiau na chyflwynir ar y ffurflen gynnig yn cael eu hystyried, cyn belled ag y bo’r bid a’r lot y mae’n ymwneud â hi yn glir a diamwys.  Bydd cynigion aneglur yn cael eu diystyru.  Bydd pob e-bost cynnig yn cael ei gadw gyda dogfennau’r arwerthiant yn y syte rheoli dogfennau.

 

5.6 Y Panel Gwerthu

  1. Rôl y Panel Gwerthu yw ystyried y cynigion a dderbyniwyd ac arfer barn yn ôl yr angen i argymell penderfyniad gwerthu sydd, ym marn y Panel, yn rhoi’r gwerth gorau i CNC mewn modd sy’n gyson â Rheoli Cynaliadwy ar Adnoddau Naturiol. Yna bydd y Panel Gwerthu yn nodi ei argymhellion mewn cysylltiad â phob lot yn yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant (gweler 1 Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant).
  2. Wrth lunio’i argymhellion ynghylch beth yw’r “gwerth gorau i CNC”, bydd y Panel Gwerthu yn ystyried ystod a gwerth y cynigion a dderbyniwyd a’r risgiau ariannol, capasiti a chymhwysedd (gweler 7 Risgiau cwsmer).
  3. Bydd y Panel Gwerthu yn anelu at gael cytundeb unfrydol ar bob lot. Pan na chyflawnir hyn, y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren fydd yn penderfynu ar yr argymhelliad a bydd yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant yn crynhoi’r gwahanol safbwyntiau sy’n ymwneud â’r lot honno.
  4. Bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn cynnull y Panel Gwerthu ac yn penderfynu ar ei aelodaeth bob tro yn unol â gofynion yr arwerthiant. Mae’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn atebol am farn y Panel a’i argymhellion. Mae’n rhaid i’r Panel gynnwys o leiaf 6 aelod a bydd yn cyfarfod o fewn 24 awr i gau’r gwerthiant i gynigion. Ar ddechrau pob cyfarfod, bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn cadarnhau nad oes gan aelodau’r Panel nac unrhyw arsylwyr unrhyw wrthdaro buddiannau sydd heb ei ddatgan.
  5. Dylai aelodau’r Panel Gwerthu gynnwys:
    • Y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren (neu ddirprwy)
    • Arweinydd y Tîm Marchnata Pren (neu ddirprwy)
    • Pedwar neu ragor o gynrychiolwyr o’r tîm gwerthu pren, y tîm cymorth busnes, y tîm perfformiad masnachol, a thîm y gwasanaethau cyllid trafodiadol
    • Gellir cynnwys arsylwyr a chynghorwyr eraill nad ydynt yn gwneud cworwm hefyd o’r Tîm Gwerthu, y Tîm Arwain a’r timau Lle.
  6. Bydd y Panel Gwerthu yn cadw pob bid fel gwybodaeth fasnachol gyfrinachol ac ni chaiff ddatgelu unrhyw gynigion cwsmer i unrhyw gwsmer arall neu aelod o staff CNC ac eithrio’r rhai sydd angen y wybodaeth honno i ymgymryd â’r broses werthu.

 

5.7 Risgiau cwsmer

  1. Cyn pob gwerthiant, bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn asesu swm y contract presennol sydd gan bob cwsmer ‘mewn llaw’ ac yn codi risg capasiti pan fo swm pren heb ei weithio y cwsmer, ar draws ei holl gontractau presennol, yn fwy na 150% o anfoniadau’r cwsmer dros y 12 mis blaenorol.
  2. Cyn pob arwerthiant, bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren hefyd yn gofyn am gyfarfod ag aelodau tîm y gwasanaethau cyllid trafodiadol er mwyn ystyried sefyllfa ariannol pob cwsmer a bydd yn codi risg ariannol os yw’r gwasanaethau cyllid trafodiadol yn pryderu am hanes rheoli credyd gwael neu daliadau hwyr.
  3. Bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren hefyd yn codi risg cymhwysedd os yw cofnod diogelwch cwsmer, ansawdd gwaith neu amseroldeb cwblhau gwaith adfer a chontractau presennol wedi bod yn destun Adolygiad o Ddigwyddiad Difrifol, ymyriad rheoli neu orfodi contract gan CNC ers y digwyddiad gwerthu diwethaf.
  4. Os codwyd pob un o’r tair risg mewn perthynas â chwsmer, ni chaiff contractau gwerthu newydd eu gwerthu iddo yn y digwyddiad gwerthu presennol a chaiff hyn ei nodi yn yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant.
  5. Gellir gwerthu contractau newydd i gwsmer sydd â risg ariannol neu risg cymhwysedd, neu’r ddwy, yn ôl disgresiwn y Panel Gwerthu. Pe byddai’r contractau newydd hynny wedyn yn dechnegol yn creu risg capasiti, ni fydd hyn yn atal y gwerthiant, ond byddai’r cynnydd a’r capasiti yn cael eu hadolygu ar adeg yr arwerthiant nesaf.
  6. Mewn achos pan y cwsmer y codir un risg neu ragor mewn perthynas ag ef yw’r cynigydd uchaf am lot, rhaid i’r tîm gwerthu pren ofyn i’r cwsmer egluro’n ysgrifenedig ei fod yn deall yn llawn y telerau cytundebol y mae’n cytuno iddynt.
  7. Bydd unrhyw benderfyniad i eithrio cynigion ar sail risg yn cael ei ddogfennu yn y ffolder gwerthu yn y system rheoli dogfennau a’i amlygu yn yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant.

 

5.8 Asesu bidiau

  1. Yn amodol ar adran 8 Cymhwysedd cwsmeriaid ac adran 5.7 Risgiau cwsmer bydd y Panel Gwerthu fel arfer yn argymell bod lot yn cael ei gwerthu i’r sawl sy’n gwneud y cynnig uchaf uwchlaw’r pris cadw. Bydd yr holl argymhellion gwerthu yn cael eu cofnodi ar daflen canlyniadau arwerthiant.
  2. Bydd y Panel Gwerthu yn gwneud un o dri argymhelliad ar gyfer pob lot:

Wedi’i gwerthu

Mae’r bid uwchlaw’r pris cadw ac mae’r Panel Gwerthu o’r farn mai’r bid hwnnw sy’n cynnig y gwerth gorau i CNC.

Wedi’i gwerthu yn is na’r pris cadw

Mae’r bid uchaf yn is na’r pris cadw, ond o ystyried bidiau eraill ac unrhyw wybodaeth gan y tîm gwerthu pren a/neu’r timau Lle, mae’r Panel yn barnu ei fod yn gynnig marchnad teg a rhesymol.

Heb ei gwerthu

Ni dderbyniwyd unrhyw gynigion, neu nid yw’r cynigion, ym marn y Panel Gwerthu yn gynigion marchnad teg a rhesymol, neu mae risgiau’r cwsmer (gweler adran 5.7 Risgiau cwsmer) sy’n gysylltiedig â’r bidiau yn golygu y bernir bod contract yn annhebygol o gael ei gyflawni mewn modd amserol l, neu ei fod mewn perygl mawr o fethu.

3.Efallai na fydd y Panel Gwerthu yn gallu gwneud argymhelliad cadarn ar unwaith ac mae’n bosibl y bydd yn cyfarwyddo’r tîm gwerthu pren i ddatrys y sefyllfa. Caiff un neu’r ddau o’r amgylchiadau canlynol eu nodi ar y daflen canlyniadau arwerthiant hyd nes bod y lot wedi’i datrys a bod y  daflen ganlyniadau wedi’i diweddaru fel bod un o’r argymhellion gwerthu uchod wedi’i nodi arni.

Yn yr arfaeth – I’w hegluro

Gall y Panel Gwerthu ofyn i’r tîm gwerthu pren gysylltu â’r tîm Lle i gael rhagor o wybodaeth am natur y brys neu unrhyw ystyriaethau o ran Rheoli Cynaliadwy ar Adnoddau Naturiol ar gyfer y lot er mwyn eu helpu i wneud eu penderfyniad, neu ofyn iddynt gysylltu â’r cwsmer i egluro neu gadarnhau agwedd bwysig ar y lot neu’r cynnig gydag ef– yn benodol, cadarnhau cynigion uchel iawn, a phan fo adran 5.7 Risgiau cwsmer  yn ei gwneud yn ofynnol i’r cwsmer gadarnhau ei gapasiti yn ysgrifenedig.

Ar y gweill – I’w negodi

Bydd y Panel Gwerthu yn cyfarwyddo’r tîm gwerthu pren i gysylltu â’r cynigydd uchaf XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (gweler 2.5 Gwerthiannau wedi’u negodi). Ni fydd y pris cadw nac enwau a bidiau’r cynigwyr eraillyn cael eu datgelu i’r cynigydd uchaf ar unrhyw adeg yn ystod y broses hon.

4. Pan fydd y Panel Gwerthu yn cyfarwyddo’r tîm gwerthu pren i ddatrys unrhyw lot, bydd yn dirprwyo awdurdod i Arweinydd y Tîm Marchnata Pren benderfynu argymhelliad terfynol y Panel Gwerthu o fewn unrhyw baramedrau y mae’r Panel Gwerthu yn eu darparu ar gyfer y negodiad. Gall Arweinydd y Tîm Marchnata Pren hefyd gyfeirio’r penderfyniad at y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren. Os na ellir bodloni’r paramedrau caiff y lot yn cael ei marcio â’r statws Heb ei gwerthu.

5. Bydd pob argymhelliad gan y Panel Gwerthu yn cael ei gofnodi a’i ddarparu i Gyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol yn yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant neu unrhyw ddiweddariad dilynol o’r adroddiad hwnnw.

 

5.9 Gwella bidiau

  1. Pan fo’r cynnig uchaf yn is na’r pris cadw a bod y Panel Gwerthu yn cyfarwyddo’r tîm gwerthu pren i drafod bid gwell, bydd y tîm gwerthu pren yn cysylltu â’r cwsmer o fewn 24 awr, i’w hysbysu nad yw’r pros cadw wedi’i gyrraedd ac i drafod cynyddu ei gynnig. Ni fydd y pris cadw nac enwau na chynigion y cynigwyr eraill yn cael eu datgelu yn ystod y negodiad ac ni chaniateir trafod na newid unrhyw delerau na manylion eraill y lot.
  2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX cymeradwyaeth Cyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol.
  3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
  4. I dderbyn y cynnig gwell, bydd y tîm cymorth busnes yn nodi statws Heb ei gwerthu i’r lot ac yna’n creu digwyddiad gwerthu newydd ar gyfer yr un lot ac yn gwahodd y cwsmer hwnnw’n unig.  Rhaid i’r cwsmer wedyn nodi ei gynnig gwell yn e-Werthiant yn barod i gael ei dderbyn fel dyfarniad uniongyrchol, unwaith y bydd yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant wedi’i gymeradwyo. Bydd yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant yn cael ei ddiweddaru gan Arweinydd y Tîm Marchnata Pren a’i gyhoeddi i’w gymeradwyo gan Gyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol.

 

5.10 Datrys cynigion cyfartal

  1. Os bydd dau gynigydd neu ragor yn gwneud cynigion sydd union yr un fath ar gyfer lot benodol, bydd y Panel Gwerthu yn adolygu’r risgiau cymharol (gweler adran 7 Risgiau cwsmer) ac yn argymell dyfarnu’r lot i’r cwsmer y bernir ei fod yn peri’r risg leiaf. Bydd y penderfyniad, a’r rhesymau drosto, yn cael eu cofnodi ar y daflen canlyniadau arwerthiant.
  2. Os nad oes gwahaniaeth sylweddol mewn risg, bydd y tîm gwerthu pren yn cysylltu â’r ddau gwsmer o fewn 24 awr, dros y ffôn yn ddelfrydol, a gofynnir i’r ddau gwsmer wella’u cynigion yn dilyn y broses yn adran 9 Gwella bidiau. Ni fydd y ddau gynigydd, o dan unrhyw amgylchiadau, yn cael gwybod pwy yw’r llall nac yn cael eu gosod yn erbyn ei gilydd mewn ‘gornest fidio’. Bydd y naill a’r llall yn cael un cyfle annibynnol i wella’i gais.
  3. Os na fydd gwella’r bid yn datrys y cynigion cyfartal, a bod y pris cadw wedi’i gyrraedd, yna caiff y lot ei dyfarnu i’r cynigydd sydd â’r swm isaf sydd heb ei weithio eto (ac eithrio canlyniadau’r arwerthiant cyfredol).

 

5.11 Ystyried isgynigion

  1. Pan fo’r cynigydd uchaf ar gyfer lot yn cael ei ddiystyru gan y Panel Gwerthu am un neu ragor o’r rhesymau a nodir yn adran 8 Cymhwysedd cwsmeriaid ac adran 5.7 Risgiau cwsmer, caiff y cais uchaf nesaf ei ystyried. Caiff ei drin ym mhob ffordd fel unrhyw ‘gynnig uchaf’ arall o ran argymhellion gwerthu, eglurhad neu negodi i ddatrys gwerthiant y lot.
  2. Ni chaiff dau gynigydd, o dan unrhyw amgylchiadau, eu gosod yn erbyn ei gilydd mewn ‘gornest fidio’ fel rhan o dacteg neu negodiad i wella prisiau. Mae hyn yn arfer annerbyniol mewn arwerthiant cynnig seliedig ac mae’n peri cynyddu’r risg yn sylweddol y caiff y broses ei herio. Os bydd y cynigydd uchaf (neu’r cynigydd uchaf nesaf fel y bo’n briodol) yn methu â darparu’r gwerth gorau i CNC, yna caiff y lot ei nodi â statws Heb ei gwerthu yn awtomatig.
  3. Mae adborth gwerthu priodol ar gyfer cynigwyr yn y sefyllfa hon wedi’i nodi yn adran 6.3 Adborth gwerthu

 

6.          Terfynu’r gwerthiant

 

6.1 Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant

  1. Rhaid cyfeirio unrhyw gontractau unigol gwerth £5m neu fwy (yn seiliedig ar bris y cynnig a’r swm a amcangyfrifir) at Fwrdd CNC i’w cymeradwyo a’u hystyried ar gyfer eu hatgyfeirio at Lywodraeth Cymru. Bydd atgfeiriadau o’r fath yn cael eu nodi yn yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant ynghyd ag unrhyw gymeradwyaeth unwaith y daw i law.
  2. Bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn paratoi rhifyn cyntaf Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant o fewn 10 niwrnod calendr i’r gwerthiant ac unwaith y bydd y rhan fwyaf o unrhyw werthiannau arfaethedig wedi cael eu datrys. Bydd unrhyw gwsmeriaid sy’n ennill contractau gwerth mwy na £1m yn yr arwerthiant yn cael eu hamlygu.
  3. Bydd y tîm cymorth busnes yn anfon yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant at Gyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol i’w awdurdodi’n ffurfiol gyda llofnod electronig. Caiff copi o’r Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant awdurdodedig ei anfon at y Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd a’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy er gwybodaeth, ac i’r tîm gwerthu pren a’r tîm cymorth busnes i’w weithredu.
  4. Mae’n bosibl y bydd angen ailgyhoeddi’r Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant un neu ragor o weithiau er mwyn cofnodi ac awdurdodi’r holl lotiau sydd yn yr arfaeth. Rhaid i Gyfarwyddwr Gweithredol y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Masnachol ailgymeradwyo pob Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant a ailgyhoeddir gyda llofnod electronig a’i gopïo i’r Cyfarwyddwr Gweithredol Gweithredoedd a’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy er gwybodaeth.
  5. Rhaid cadw pob rhifyn o’r Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant wedi’i lofnodi’n electronig yn y ffolder gwerthu perthnasol yn y system rheoli dogfennau.

 

6.2 Hysbysu canlyniadau

  1. Pan fydd yr Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant (ac unrhyw ailgyhoeddiadau ohono) wedi’u llofnodi, caiff y tîm gwerthu pren ddechrau derbyn y cynigion buddugol neu nodi statws Heb ei gwerthu i lotiau.  Pan dderbynnir y cynnig buddugol yn e-Werthiant, caiff y cwsmer ei hysbysu’n awtomatig ei fod wedi ennill y lot. Pan na ddefnyddir e-Werthiant ar gyfer hyn, rhaid anfon llythyrau derbyn drwy e-bost.
  2. Yn dilyn cymeradwyaeth CNC o’r cais buddugol, caiff y contract gwerthu cyfreithiol ei lunio, a bydd y telerau ac amodau’r contract yn gymwys.
  3. Bydd y tîm cymorth busnes yn paratoi canlyniadau’r arwerthiant i’w cyhoeddi ar wefan CNC cyn gynted â phosibl ar ôl i’r Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant gael ei awdurdodi’n llawn. Bydd y canlyniadau yn rhestr syml yn cynnwys manylion rhif ac enw’r lot a’rcwsmer. Ni chaiff unrhyw fanylion eraill eu cyhoeddi.

 

6.3 Adborth gwerthu

  1. Mae adborth yn rhan hanfodol o gynnal marchnad hyfyw a rhaid iddo fod yn ddigonol i ganiatáu i gynigwyr fesur amodau’r farchnad ac i gysylltu â chynigwyr llwyddiannus i sicrhau cyflenwadau ymlaen. Gellir rhoi adborth i gwsmeriaid a wnaeth gynnig yn ystod digwyddiad gwerthu (ar gyfer unrhyw lot), ar eu cais. Ni chaiff cwsmeriaid na wnaethant gynnig ofyn am adborth am y gwerthiant hwnnw.
  2. Dim ond y tîm gwerthu pren a all roi adborth gwerthu a dim ond ar ôl i’r canlyniadau gwerthu gael eu cyhoeddi. Rhaid cyfyngu’n llym ar adborth, er mwyn osgoi datgelu gwybodaeth fasnachol sensitif neu gynnig mantais marchnad i un cwsmer dros un arall.

Ar gyfer unrhyw lot:

  • Enw’r cynigydd buddugol

Ar gyfer lotiau mae’r cwsmer wedi gwneud cynnig amdanynt:

  • Safle’r cwsmer o fewn yr ystod o gynigion (e.e. roedd eich cynnig yn y trydydd safle allan o bedwar.)
  • Brasamcan o hynt cynnig y cwsmer. (e.e. “roedd eich cynnig ychydig bunnoedd yn is na’r uchaf”, “roedd yr holl gynigion yn uwch na’r pris cadw ac yn agos at ei gilydd”, “roedd eich cynnig ymhell y tu ôl i’r gr?p”, “roedd eich cynnig wedi cystadlu’n dda a dim ond ychydig yn brin”).

Ar gyfer lotiau lle na chafodd y lot ei dyfarnu i’r cynigydd uchaf a bo’r cynigydd uchaf hwnnw’n gofyn am adborth:

  • Y rheswm pam na chafodd bid y cynigydd uchaf hwnnw ei dderbyn.

3. Gwybodaeth na ddylid byth ei rhannu:

  • Cynnig unrhyw gwsmer arall
  • Prisiad neu bris cadw CNC
  • Manylion trafodaethau’r Panel Gwerthu

4. Pan fydd y Panel Gwerthu wedi gorffen ei gyfarfod neu wedi gwneud ei argymhellion, efallai y bydd rhai cwsmeriaid yn gofyn am frasamcan cynnar o ganlyniad yr arwerthiant, fel y gallant gynnig am ddeunydd mewn gwerthiannau sector preifat eraill neu werthiannau Forestry England sydd ar fin digwydd. Rhaid i bob cais o’r fath gael ei drosglwyddo i’r tîm gwerthu pren – a all ond dweud wrth y cwsmer pa lot y bu’n gynigydd uchaf amdani – a rhaid dweud wrth y cwsmer nad yw’r penderfyniad terfynol wedi’i wneud a’i fod bob amser yn agored i newid ac yn amodol ar gymeradwyaeth y Cyfarwyddwr Gweithredol.

 

6.4 Dogfennau contract gwerthu

  1. Ar ôl i ganlyniadau’r arwerthiant gael eu cyhoeddi, bydd y tîm cymorth busnes yn coladu’r wybodaeth am bob lot o e-Werthiant ac yn ei chyhoeddi fel dogfen contract unigol i’r cwsmer ei llofnodi’n electronig. Rhaid i’r cwsmer lofnodi dogfen y contract yn gyntaf, cyn iddi gael ei chyd-lofnodi ar ran CNC.
  2. Rhaid i ddogfen y contract ddefnyddio’r wybodaeth a’r fersiynau a ddefnyddiwyd i werthu’r lot. Dim ond os ydynt wedi’u defnyddio yn y gwerthiant ei hun y gellir defnyddio unrhyw fersiynau mwy diweddar neu fersiynau wedi’u diweddaru yn y ddogfen gontract.
  3. Mae’r bandiau awdurdod dirprwyedig ar gyfer cymeradwyo contractau gwerthu pren wedi’u nodi yn Rheoli ein Harian. Mae’r rhain wedi’u gosod ar 2/3 o’r terfynau ar gyfer contractau eraill er mwyn darparu ar gyfer symiau contract amcangyfrifedig (h.y. defnyddio 150% o werth y contract gwerthu i bennu’r band awdurdod dirprwyedig priodol).

 

6.5 Heriau a chwynion

  1. Os yw cwyn neu her gan gynigydd yn dod i law unrhyw aelod o staff mewn perthynas â’r broses werthu, rhaid iddo ei throsglwyddo i’r tîm gwerthu pren ar unwaith a hysbysu’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren. Os yw’r her yn un gyfreithiol yna bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn cysylltu â thîm y gwasanaethau cyfreithiol am gyngor.
  2. Bydd y tîm gwerthu pren yn ymchwilio i’r mater ac yn ymateb i’r cynigydd yn ysgrifenedig o fewn 10 niwrnod gwaith. Bydd yr ymateb yn cynnwys y cyngor, os nad yw’r cynigydd yn fodlon â’r ymateb, bod y system gwyno ffurfiol ar gael.
  3. Pan fo’r her yn ymwneud â’r penderfyniad i ddyfarnu / peidio â dyfarnu lot benodol yn dilyn arwerthiant, bydd Arweinydd y Tîm Marchnata Pren yn sicrhau bod oedi wrth ddyfarnu’r lot honno pan fo modd, neu’n sicrhau nad yw’r contract gwerthu ar gyfer y lot honno’n cael ei anfon at y cwsmer buddugol hyd nes bod ymchwiliad i’r g?yn wedi cael ei gynnal.
  4. Os nad yw cynigydd yn fodlon â chanlyniad ei her neu ei g?yn, dylai’r cynigydd wedyn gofrestru cwyn ffurfiol gyda CNC drwy’r broses gwyno.

 

6.6 Gwerthu lotiau â statws Heb eu gwerthu yn ddilynol

  1. Gall y tîm gwerthu pren, ar ôl i’r canlyniadau gwerthu gael eu cyhoeddi, farchnata unrhyw lot sydd wedi’i nodi â statws Heb ei gwerthu, gyda’r bwriad o gyflawni ‘gwerthiant dilynol’ i ymgyrraedd at amcanion ariannol ac amcanion y Cynllun Adnoddau Coedwig o ddod â’r lot ar werth yn y lle cyntaf. Caiff y weithdrefn a nodir yn adran 5 Gwerthiannau wedi’u negodi. Os na chytunir ar werthiant dilynol ‘mewn egwyddor’ o fewn pythefnos i gyhoeddi canlyniadau’r gwerthiant, rhaid i’r lot honno fynd yn ôl i gael ei chynnwys yn y digwyddiad e-Werthiant nesaf sydd ar gael.
  2. Ni chaniateir addasu manylion y lot, y cyfnod na’r amodau sy’n benodol i’r safle ar gyfer y lot. Os oes angen addasu’r agweddau hyn er mwyn gwella gwerthadwyedd y lot yna rhaid iddi fynd yn ôl i gael ei chynnwys mewn digwyddiad e-Werthiant agored yn y dyfodol.
  3. Ym mhob achos, rhaid dilyn y weithdrefn yn adran 6 Y weithdrefn Cymeradwyaeth Tendr Unigol i rag-gymeradwyo ac awdurdodi gwerthiant dilynol y lot. Efallai y bydd y Panel Gwerthu yn penderfynu argymell pa gwsmer neu gwsmeriaid y gellid cysylltu ag ef neu hwy i drafod gwerthu lot â statws Heb ei gwerthu. Bydd y penderfyniad a’r rhesymau’n cael eu cofnodi ar y daflen Canlyniadau arwerthiant.
  4. Fel arall, gall cwsmer cymwys (gweler adran 8 Cymhwysedd cwsmeriaid) gysylltu â CNC drwy e-bost, i brynu lot â statws Heb ei gwerthu. Fel arall, gall y tîm gwerthu pren, gan ystyried barn y tîm Lle, manylebau’r cnwd neu’r cynhyrchion, lleoliad, cyfyngiadau’r safle a dulliau gweithio, geisio nodi darpar gwsmeriaid y maent yn credu y gallai fod ganddynt ddiddordeb mewn prynu’r lot â statws Heb ei gwerthu.
  5. Bydd y tîm gwerthu pren yn adolygu risgiau cymharol yr ymgeiswyr (gweler adran 5.7 Risgiau cwsmer), XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  6. At ddibenion archwilio, rhaid i’r holl gysylltiadau a wneir gan CNC neu gwsmeriaid gael eu gwneud drwy e-bost. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  7. Bydd y weithdrefn ar gyfer cytuno ar bris yn dilyn yr hyn a nodir yn adran 2.5 Gwerthiannau wedi’u negodi. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

7.    Rheoli contractau

7.1 Rheolwr contract

  1. Rhaid i Arweinydd Tîm Lle neilltuo rheolwr contract i reoli’r contract. Rhaid i reolwr y contract fod â gallu digonol i fonitro ffyrdd diogel o weithio, sicrhau cydymffurfedd â thelerau ac amodau, a gweithredu’n gyflym ar achosion o dorri amodau neu ddigwyddiadau adferol.  Rhaid i’r contractau gwerthu gael eu rheoli’n weithredol gan CNC ac ni chaniateir eu rheoli drwy eithriad na’u gadael i’r cwsmer reoli cynnydd.
  2. Bydd rheolwyr contract yn cynnal adolygiadau rheolaidd o gynnydd contract o’r dyddiad gwerthu ymlaen. Bydd y rheolwyr contract yn ysgogi cyfathrebu rheolaidd â’r cwsmer i roi adborth a’i atgoffa ac i sicrhau bod y gwaith yn dechrau mewn da bryd ac yn mynd rhagddo’n ddiogel ac mewn modd amserol.
  3. Gall y rheolwyr contract ofyn am gymorth y tîm gwerthu pren i reoli materion perfformiad sy’n ymwneud â chontract ar yr amod bod tystiolaeth ar ffeil bod pwyntiau 1) a 2) wedi cael eu dilyn. Mae tystiolaeth o’r rheolaeth hon yn hanfodol cyn y gellir ystyried gorfodi neu derfynu contract.
  4. Ni ddylai rheolwyr contract nodi unrhyw symudiad tuag at derfynu contractau heb gymorth y tîm gwerthu pren, a fydd hefyd yn ceisio cyngor gan dîm y gwasanaethau cyfreithiol. Bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn llunio barn ar yr achos dros derfynu ac yn trafod hyn gyda’r Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy i ddechrau.  Caiff unrhyw benderfyniad i derfynu un neu ragor o gontractau cwsmer ei wneud gan y Pennaeth Datblygu Masnachol Cynaliadwy. Bydd yr holl ddogfennau a phenderfyniadau cysylltiedig yn cael eu storio yn ysystem rheoli dogfennau.

 

7.2 Gweithdrefnau cyn cychwyn

  1. Mae’n un o ofynion telerau ac amodau contractau gwerthu bod y gweithdrefnau cyn cychwyn wedi’u cwblhau’n llawn a’u cytuno rhwng y cwsmer a rheolwr y contract cyn y gall y gwaith cynaeafu neu gludo ddechrau.  Mae hyn yn cynnwys symud peiriannau i’r safle, sydd â pheryglon penodol i’w rheoli.
  2. Cyn y gall unrhyw un o weithgareddau’r cwsmer ddechrau ar y safle, bydd y tîm cymorth busnes yn sicrhau bod y meini prawf canlynol wedi’u bodloni, ac ni fydd codau mynediad yn cael eu hagor oni bai:
    • Bod contract wedi’i lofnodi.
    • Bod y dyddiad cychwyn presennol wedi’i gyflawni.

      A

    • Bod rheolwr y contract wedi cadarnhau drwy e-bost i’r tîm cymorth busnes naill ai bod cyfarfod cyn cychwyn wedi cael ei gynnal neu y gellir agor codau mynediad.

 

7.3 Amrywiadau i gontractau

  1. Defnyddir amrywiadau i roi newidiadau sylweddol ar waith sy’n effeithio ar ‘gwmpas’ y contract gwreiddiol. Yn ei hanfod, cwmpas y contract yw paramedrau’r gwaith y bydd y cwsmer wedi’i gostio ac wedi gwneud cais amdano, megis cyfaint y gwaith, y math o waith neu leoliad y gwaith, y pris, terfyn y llannerch ac amodau pwysig sy’n benodol i’r safle. Mae’r Canllawiau Amrywiadau Contract yn rhoi enghreifftiau o amrywiadau o’r fath.
  2. Nid oes angen cais i amrywio contract ar gyfer mân amrywiadau i gontract (e.e. newid llwybr cludo, nifer y llwythi y dydd, oriau cyfyngedig ac ati.) , ond rhaid eu cytuno arnynt â’r cwsmer yn ysgrifenedig, a dogfennu hyn ffeil y contract.
  3. Os daw nifer o geisiadau i amrywio gwahanol agweddau ar gontract i law dros amser, dylai rheolwr y contract ystyried a fyddai’r effaith gronnol yn newid y contract yn sylweddol o’r hyn a gynigiwyd ar werth yn wreiddiol. Dylid ymgynghori â’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren os oes pryderon.
  4. Ni ellir amrywio contractau gwerthu ond drwy ddefnyddio proses y cais i amrywio contract i awdurdodi’r newid. Yn gyffredinol, dylid defnyddio amrywiadau i ddarparu ar gyfer newidiadau nas rhagwelwyd ac oedi na ellir eu hosgoi, ond gellir eu defnyddio hefyd i weithredu newidiadau gweinyddol i gontractau yn ôl yr angen i reoli rhwymedigaethau CNC odanynt.
  5. Rhaid sicrhau bod sail resymegol glir a rhesymol y tu ôl i bob cais i amrywio. Mae’r agweddau ar gontract gwerthu y gellir eu hamrywio gan ddefnyddio’r weithdrefn cais i amrywio contract yn cynnwys:
    • Dwyn y dyddiad dechrau ymlaen (dechrau’n cynnar) (gweler adran 4 Ceisiadau cychwyn cynnar)
    • Ymestyn cyfnod y contract (gweler 5 Estyniad i gyfnod contract)
    • Newid y pris 6 Ceisiadau am amrywiad pris) (Gweler hefyd 2.5 Gwerthiannau wedi’u negodi a 2.6 Y weithdrefn Cymeradwyaeth Tendr Unigol )
    • Ychwanegu ardal newydd o fewn yr un llannerch (e.e. i glirio coed sydd wedi’u chwythu gan y gwynt)
    • Cynyddu swm y contract (e.e. i glirio coed sydd wedi’u chwythu gan y gwynt)
    • Newid sylweddol i’r amodau sy’n benodol i’r safle.

 

7.4 Ceisiadau cychwyn cynnar

  1. Gall rheolwr y contract ystyried cychwyn cynnar unrhyw bryd ar ôl i’r contract gael ei ddyfarnu. Rhaid cael cais ysgrifenedig gan y cwsmer i gychwyn y broses.  Gellir ystyried cychwyn cynnar os yw rheolwr y contractwr yn cytuno y gellir darparu adnoddau ar ei gyfer yn gynt na’r disgwyl, ac y gellir sicrhau’r canlynol cyn y dyddiad dechrau cynharach:
    • Bydd dogfen y contract wedi’i llofnodi.
    • Bydd y gweithdrefnau cyn cychwyn wedi’u cwblhau.
    • Ni fydd contractau a gweithrediadau coedwig eraill yn cael eu peryglu.
    • Ni fydd trefniadau gweithio diogel na nodweddion sensitif y safle yn cael eu peryglu.
    • Ni fydd diogelwch coed yn cael ei beryglu.
    • Bydd yr holl amodau safle-benodol yn dal i gael eu bodloni.
    • Bydd mynediad i’r safle a seilwaith a chyfleusterau eraill yn barod.
    • Nid fydd rheoli mynediad cyhoeddus, a chyfnodau o rybudd i randdeiliaid yn cael eu peryglu.
    • Gellir hysbysu rhanddeiliaid eraill a thrydydd partïon.
  2. Ar gyfer arwerthiannau ymyl y ffordd, ffactor ychwanegol i’w ystyried yw a yw’r cynnyrch yn barod ar ochr y ffordd neu a ellir dod ag ef i ymyl y ffordd mewn pryd.
  3. Bydd rheolwr y contract yn cwblhau ffurflen Cais i amrywio contract, yn cynnwys cais y cwsmer, ac yn ceisio cymeradwyaeth arweinydd y tîm cyn ei hanfon i’r tîm gwerthu pren.  Caiff y ffurflen Cais i amrywio contract ei phrosesu gan y tîm cymorth busnes yn unol â’r chyfarwyddiadau gweinyddol ar gyfer Cais i amrywio contract.

 

7.5 Estyniad i gyfnod contract

  1. Ar adeg y gwerthiant disgwylir y bydd y contractau wedi’u cwblhau o fewn yr amserlen benodedig. O ystyried bod perfformiad yn amodol ar ddylanwadau’r farchnad, argaeledd adnoddau a’r tywydd, a bod cwblhau contract o fudd i CNC, mae’n rhesymol disgwyl y gallai fod angen estyniadau ar adegau. Fodd bynnag, nid yw hyn yn hawl cwsmer a dylai cytundeb CNC i unrhyw gais am estyniad fod yn benderfyniad ystyriol.
  2. Defnyddir estyniadau i gontractau i ddarparu ar gyfer oedi anrhagweladwy a phroblemau adnoddau sydd wedi atal y gwaith rhag mynd yn ei flaen yn ôl y bwriad. Bydd cais am estyniad yn cael ei herio’n gadarn pan fydd dechrau’r contract wedi’i ohirio oherwydd ffactorau sydd o fewn rheolaeth y cwsmer er gwaethaf ymdrechion rheolwr y contract, y gellir dangos tystiolaeth ohonynt, i gael y cwsmer i’r safle mewn da bryd.
  3. Pan fo CNC wedi achosi oedi yn y gwaith am unrhyw reswm, fel rheol dylid cytuno ar gais am estyniad i ddarparu ar gyfer amser ychwanegol rhesymol.
  4. Mewn achosion arferol, bydd methiant cwsmer i ddechrau mewn digon o amser i allu cwblhau’r contract o fewn y cyfnod yn cael ei gyfeirio at y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren i ystyried terfynu’r contract. Mae hyn yn dibynnu ar ba un a oes tystiolaeth yn y ffeil o gyfathrebiadau rheolwr y contract a’i ymdrechion i reoli’r cwsmer. Fodd bynnag, pan fo’r cwsmer wedi ymateb ac wedi cyfathrebu a chytuno ar gynllun gwaith ar gyfer y contract, yna caiff cais am estyniad ei ystyried mewn modd mwy ffafriol.
  5. Bob mis bydd y tîm cymorth busnes yn rhedeg adroddiad cynnydd contract ar gyfer contractau byw yn y System Gwerthu Pren. Caiff y rhain eu hanfon at y rheolwr contractau perthnasol. Rhaid i bob rheolwr contractau adolygu’r adroddiad hwn mewn modd amserol, ac os yw unrhyw gontract yn mynd i ddod i ben o fewn y ddau fis nesaf, rhaid iddo benderfynu a oes angen gweithredu. Rhaid cofnodi pob penderfyniad a gweithred yn ffeil y contract ynghyd â chadarnhad bod perfformiad y contract ar y trywydd iawn, ai peidio.
  6. Pan fo rheolwr y contract yn fodlon y caiff y contract ei gwblhau mewn pryd, gan gynnwys unrhyw waith adfer a symud offer i ffwrdd, rhaid rheoli’r contract hyd at ei gwblhau gan gynnwys datrys unrhyw anfonebau neu anfoniadau terfynol. Rhaid i reolwr y contract wedyn gyflwyno tystysgrif cau i’r tîm cymorth busnes cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol.
  7. Pan fo rheolwr y contract yn credu na fydd y gwaith yn cael ei gwblhau mewn pryd, dylid ystyried ymestyn cyfnod y contract o gofio nad yw’r ffaith bod cwsmer nad yw’n cyfathrebu’n dda wedi dechrau’r gwaith yn hwyr (sef oedi nad yw CNC wedi’i achosi) ynddo’i hun yn rheswm dros ymestyn contract. Gweler y goeden benderfyniadau yn y canllawiau.
  8. Os bernir bod estyniad yn briodol, dylai’r rheolwyr contractau geisio cytuno ar gyfnod rhesymol gyda’r cwsmer. Rhaid i’r cwsmer ofyn am yr estyniad drwy e-bost a bydd rheolwr y contract yn cwblhau’r ffurflen Cais i amrywio contract a’i chyflwyno i’w arweinydd tîm i’w chymeradwyo, ac yna’i chyflwyno i’r tîm cymorth busnes.
  9. Gall y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren wrthod unrhyw gais am estyniad neu gamau terfynu mewn ymgynghoriad â’r tîm gwerthu pren a’r timau Lle fel rhan o’r gwaith cyffredinol o reoli’r berthynas â chwsmeriaid.
  10. Rhaid cyflwyno’r Cais i amrywio contract i bstcontracts@cyfoethnaturiolcymru.gov.uk yn ddelfrydol pedair wythnos cyn y daw’r contract i ben, pan fo hynny’n ymarferol. Fodd bynnag, gellir gwneud penderfyniad i ymestyn contract hyd at fis ar ôl i’r contract hwnnw ddod i ben o dan amgylchiadau lle mae’n amlwg bod CNC a’r cwsmer yn bwriadu parhau â’r contract, er gwaethaf y ffaith nad yw wedi’i ymestyn yn ffurfiol.

 

7.6 Ceisiadau am amrywiad pris

  1. Os bydd y cwsmer, ar ei liwt ei hun, yn gwneud cais am amrywio’r pris ar ôl i’r contract gael ei werthu, bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn ystyried a oes rhinwedd i’r cais.  Ni fydd rhinwedd i geisiadau sy’n seiliedig ar newidiadau yn y farchnad yn unig, neu galedi busnes. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX           XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX          XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  2. Pan nad yw cais y cwsmer yn bodloni’r meini prawf uchod yna bydd y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren yn ysgrifennu at y cwsmer yn nodi’r rhesymau dros wrthod amrywio’r pris. Wrth ystyried y cais, bydd rhwymedigaethau cytundebol yn cael eu hystyried ochr yn ochr â’r canlyniadau ariannol i CNC, a’i enw da, ynghyd â’r ffeithiau perthnasol yn achos y cwsmer.
  3. Os caiff cais y cwsmer ei dderbyn yna bydd y tîm gwerthu pren, gyda rheolwr y contract, yn drafftio naratif yn nodi’r dystiolaeth ar gyfer yr achos. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX  Yna, bydd y tîm gwerthu pren a’r Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren trefnu i negodi’r pris gyda’r cwsmer (gweler adran 5 Gwerthiannau wedi’u negodi). Bydd trafodaethau heb eu datrys yn cael eu trosglwyddo’n ôl i Arweinydd y Tîm Marchnata Pren i ddechrau er mwyn  iddo adolygu’r prisiad a’r cynllun negodi.
    • Gweithredu
  4. Os yw’r amrywiad pris i fod yn gymwys i bob anfoniad, bydd y tîm gwerthu pren yn paratoi Cais i amrywio contract ar gyfer y newid yn y pris ac yn sicrhau ei fod wedi’i awdurdodi’n briodol yn unol â Rheoli ein Harian (am y pris newydd neu’r hen bris, pa un bynnag sydd uchaf). Yna bydd y tîm cymorth busnes yn gwneud cais am newid gyda’r tîm TGCh i newid pris y contract. Bydd hyn yn creu credyd ar gyfer yr holl anfoniadau sydd eisoes ar y contract, felly bydd yn rhaid rhybuddio tîm y gwasanaethau cyllid trafodiadol ymlaen llaw am y cam hwn.
  5. Os nad yw’r amrywiad pris i fod yn gymwys i anfoniadau sydd eisoes wedi digwydd, bydd y pris diwygiedig yn cael ei weithredu fel Cymeradwyaeth Tendr Unigol ar gyfer dyfarnu contract newydd yn uniongyrchol ar gyfer y rhan o’r hen gontract nas gweithiwyd.  Rhaid terfynu’r contract gwreiddiol drwy gytundeb ar y cyd (ar y pwynt y cytunwyd arno wrth negodi), a rhaid i’r cwsmer gytuno ar y llythyr terfynu cyn y bydd CNC yn derbyn cynnig e-Werthiant i weithredu’r contract a’r pris newydd.

7.7 Newyddiadau contract

  1. Caiff naill ai CNC neu gwsmer gynnig trosglwyddo contract presennol o un cwsmer i un arall. Wrth benderfynu pa un a ddylid cytuno ar gynnig cwsmer, bydd CNC yn ystyried a fyddai’n ateb i broblem adnoddau, a fyddai fel arall yn oedi neu’n atal perfformiad y contract.
  2. Rhaid i’r cwsmer gwreiddiol fod yn methu â bodloni rhwymedigaethau’r contract a rhaid i’r cwsmer newydd fod yn fodlon ei gymryd ymlaen, ynghyd â’r buddion.
  3. Ar gyfer arwerthiannau ymyl y ffordd, bydd CNC hefyd yn ystyried a yw’r cynnyrch yn barod ar ymyl y ffordd neu a ellir dod ag ef i ymyl y ffordd mewn pryd.
  4. Bydd rheolwr y contract yn cwblhau ffurflen Cais i amrywio contract, yn cynnwys cais y cwsmer, ac yn ceisio cymeradwyaeth arweinydd y tîm cyn ei hanfon i’r tîm gwerthu pren. Caiff y ffurflen Cais i amrywio contract ei phrosesu gan y tîm cymorth busnes yn unol â’r cyfarwyddiadau gweinyddol ar gyfer Cais i amrywio contract.
  5. Rhaid cytuno ar y trosglwyddiad gan ddefnyddio’r templed cytundeb newyddiad, a rhaid i swyddog i CNC, y cwsmer gwreiddiol a’r cwsmer newydd i gyd ei lofnodi.

 

7.8 Adroddiadau alldro contractau

  1. Gwerthir contractau ar sail swm amcangyfrifedig oherwydd gellir bod yn dra hyderus XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX yn yr achosion hyn, rhaid i reolwr y contract gwblhau a chyflwyno ffurflen Adroddiad alldro contract i’r tîm cymorth busnes.
  2. Yn yr Adroddiad alldro contract, rhaid nodi pa ffactorau, ym marn rheolwr y contract, a arweiniodd at y swm ychwanegol. Bydd y tîm cymorth busnes yn cofnodi’r Adroddiad alldro contract yn unol â’u cyfarwyddiadau desg.
  3. Bob chwarter, bydd y tîm gwerthu pren yn diweddaru’r adroddiad PowerBI sy’n olrhain y data hyn ac yn anfon dolen at Bennaeth Gwasanaeth Gweithrediadau Coedwig (neu gynrychiolydd) i adolygu unrhyw dueddiadau ac ystyried pa gamau unioni, os o gwbl, y dylid eu cymryd.

 

7.9 Anfoniadau

  1. Mae telerau ac amodau’r contractau gwerthu yn ei gwneud yn ofynnol i gwsmeriaid, eu cludwyr a chontractwyr ddilyn y Weithdrefn Anfon sy’n rhan o’r dogfennau gwerthu ar gyfer pob lot a chontract. Mae’r gweithdrefnau hyn yn cefnogi’r gwaith o reoli diogelwch pren ar yr ystad.
  2. Mae’r Weithdrefn Anfon yn nodi sut a phryd y dylid cael awdurdodiad ar gyfer pob anfoniad, a hynny drwy ofyn am PIN. Mae methu â gwneud hynny yn dor-cytundeb a rhaid cymryd camau gweithredu yn unol â hynny. Rhaid i reolwr y contract, y tîm gwerthu pren a’r tîm cymorth busnes geisio cadw disgyblaeth a rheolaeth dros bob agwedd ar ddiogelwch pren, a dylent orfodi telerau ac amodau’r contract yn ddiymatal drwy gyflwyno ataliadau contract dros dro pryd bynnag y daw unrhyw wall anfon i’r amlwg, hyd nes y caiff ei unioni.
  3. Anfoniad symudol yw’r dull a ffefrir o gael PINs gan ei fod yn defnyddio gwasanaeth SMS trydydd parti awtomatig sy’n cysylltu’n ôl â’r System Gwerthu Pren. Mae’r tîm cymorth busnes hefyd yn cynnal desg anfoniadau a llinell ffôn yn ystod oriau swyddfa a hysbysebir, a gall unrhyw gwsmer hefyd ddefnyddio’r rhain i gael PIN.  Yn ogystal, pan bod gan tîm y gwasnaethau cyllid trafodiadol bryderon ynghylch statws ariannol cwsmer o bosibl, yna gallant ofyn i’r tîm cymorth busnes roi ‘PINs â Llaw’ i’r cwsmer er mwyn dileu ei fynediad at y system symudol ac mae hyn yn ei gwneud yn bosibl i’r tîm cymorth busnes reoli ei PINs a’i ddefnydd o gredyd yn fanwl – na fydd yn rhoi PINs ond pan fo’ cwsmer o fewn ei falans credyd.
  • Gwirio rhifau PIN
  1. Rhaid i’r timau Lle wirio XXXXXXXX o’r holl bren a anfonir o’u hardal. Bydd y tîm cymorth busnes yn cynnal adroddiad Power BI i alluogi timau Lle i fonitro eu perfformiad eu hunain.
  2. Gall y gwiriadau fod yn wiriad ffisegol o wybodaeth a gedwir gan yrrwr y lori pan fo’n dod ar y safle, neu gallant fod yn wiriad o ddata’r System Gwerthu Pren yn erbyn delwedd a arsylwyd â stamp dyddiad ac amser o gamera diogelwch, neu wiriad PIN symudol gan ddefnyddio yr un cyfleuster SMS sy’n cefnogi dyroddiadau PIN.
  3. Rhaid i dimau Lle gwblhau’r gwiriadau ac anfon manylion i’r tî cymorth busnes i’w cofnodi yn y System Gwerthu Pren. Mae’r wybodaeth sy’n ofynnol gan y tîm cymorth busnes yn cynnwys rhif y contract,  y nodyn cofnodi anfoniad, a dyddiad ac amser yr anfoniad.

 

7.10 Pwyso cynhyrchion

  1. Mae telerau ac amodau’r contract yn nodi bod yn rhaid i bob pont bwyso a ddefnyddir gan gwsmeriaid gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol perthnasol ar gyfer pwyso cynhyrchion at ddefnydd masnach, fel y rheoleiddir gan swyddfeydd Safonau Masnach.
  2. Ar gais y tîm cymorth busnes, bydd y cwsmer yn darparu tystiolaeth o galibro’r bont bwyso yn ddiweddar. Pan na ddarperir tystysgrif o fewn 10 niwrnod gwaith i wneud cais, bydd y tîm cymorth busnes yn hysbysu’r tîm gwerthu pren a fydd yn cysylltu â’r cwsmer i roi rhybudd rhesymol iddo na ddylid defnyddio’r bont bwyso. Câi unrhyw lwyth a bwysid arni, o ddyddiad penodedig, ei drin fel llwyth heb ei bwyso (30 tunnell net) hyd nes y gellid dangos tystiolaeth o galibro (yn unol â’r telerau ac amodau).
  3. Rhaid i docynnau pwysau gael eu cyflwyno ger y bont bwyso ar ffurf dogfennau printiedig neu electronig ac ni ddylent gael eu hysgrifennu â llaw heb sail resymol (e.e. methiant argraffydd dros dro). Mae unrhyw fethiant gan y cludwr neu’r bont bwyso i gofnodi pwysau a manylion anfoniad yn gywir ar ddogfennau ffisegol yn torri’r gweithdrefnau anfoniadau a thelerau ac amodau’r contract, a rhaid sicrhau eu bod yn cael eu gweithredu.
  4. Mewn rhai mannau anghysbell â marchnadoedd lleol, gall cwsmeriaid ofyn i lwyth achlysurol beidio â chael ei bwyso oherwydd y costau tanwydd o deithio i bont bwyso wedi’i chalibro ac yn ôl. O dan yr amgylchiadau hyn, gall y Rheolwr Gwerthu a Marchnata Pren gytuno ar ddatrysiad untro gyda’r cwsmer a allai gynnwys, er enghraifft: samplu pwysau un llwyth o bob pump, allbrintiau hunan-bwyso o’r cerbyd; trosi mesuriad y llwyth yn dunelli, neu drosi mesuriad pentwr yn dunelli.  Yn yr achos olaf, bydd angen trin y pentwr cyfan fel un anfoniad a bydd angen taliad llawn ar delerau arferol.  Gellir mesur pentyrau ar wahân a’u hanfon ar wahân wrth gwrs.  Cytunir ar bob trefniant o’r fath yn ysgrifenedig ymlaen llaw, a chânt eu cyfyngu i’r contract penodol a’r cyrchfannau marchnad penodol o dan sylw.  Rhaid i reolwr y contract hefyd gytuno ar y trefniant a bod yn hyderus y gellir ei fonitro a’i adolygu yn ôl yr angen.
    • Cynhyrchion y tu allan i’r fanyleb
  5. O dan telerau ac amodau arwerthiannau ymyl y ffordd, nid yw CNC yn rhoi unrhyw warant ar fanyleb y cynnyrch.  Serch hynny, mae’n rhesymol caniatáu i’r cwsmer wrthod cynhyrchion sy’n amlwg y tu allan i’r fanyleb (Llyfr Maes 9 y Comisiwn Coedwigaeth), os yw CNC wedi’u cyflenwi o dan gontract arwerthiant ymyl y ffordd. Ni fyddai hyn yn gymwys os yw’r cwsmer wedi casglu’r cynnyrch anghywir o’r safle.  Os felly, rhaid i’r cwsmer ei ddychwelyd neu dalu gwerth llawn y cynhyrchion a gymerwyd ganddo, neu bris y contract, pa un bynnag yw’r uchaf.  Bydd y tîm cymorth busnes yn gofyn i dîm y gwasanaethau cyllid trafodiadol gyhoeddi anfoneb amrywiol.
  6. Rhaid i’r rheolwyr contractau ymchwilio i bob hawliad o’r fath a chytuno ar y swm i’w gysoni, os o gwbl.  Os yw’r deunydd eisoes wedi’i brosesu gan y cwsmer mewn unrhyw ffordd, yna mae’r hawliad i’w wrthod.  Ar gyngor rheolwr y contract, bydd y tîm cymorth busnes wedyn yn cytuno â’r cwsmer pa anfoniad sydd i’w addasu â llaw i ganiatáu ar gyfer yr un faint o bren a wrthodwyd.  Yn yr achos hwn, gall y cwsmer gadw’r pren a wrthodwyd os yw’n anymarferol ei ddychwelyd i’r safle.

 

7.11 Hunan-filio

  1. Mae hunan-filio yn broses lle mae cwsmeriaid yn darparu data anfoniadau drwy ffeil CSV, yn hytrach na thocynnau pwysau unigol.
  2. Mae dau fath o ‘hunan-fil’, sef hunan-fil cyflawn sy’n golygu bod y cwsmer yn cyflwyno anfoneb hunan-fil a’r taliad cyfatebol i CNC, yn seiliedig ar ei ddata CSV.
  3. Rhaid i bob cwsmer hunan-filio cyflawn gyflwyno cofnod anfoniadau wythnosol (ffeil CSV) ar gyfer yr holl lwythi a dderbyniwyd yn ystod yr wythnos flaenorol, ynghyd ag anfoneb hunan-filio ar gyfer y llwythi hynny.
  4. Nid yw’r ail fath o hunan-fil, eFIDS Lite, yn fath o ‘hunan-filio’ mewn gwirionedd, oherwydd tra bod y data anfoniadau yn cael eu darparu i CNC ar ffurf ffeil CSV gan y cwsmer; CNC fydd yn codi’r anfoneb. Eto, rhaid i’r cwsmer gyflwyno cofnod anfoniadau wythnosol (ffeil CSV) ar gyfer yr holl lwythi a dderbyniwyd yn ystod yr wythnos flaenorol.
  5. Mae hunan-filio yn broses a etifeddwyd o’r cyfnod cyn i CNC gael ei ffurfio, ond ni chafodd y System Gwerthu Pren ei ffurfweddu i sicrhau’r buddion llawn ohoni. Mae angen uwchlwytho’r data a gyflwynwyd â llaw o hyd. Mae’r cwsmeriaid sydd wedi cyflwyno anfonebau hunan-fil yn hanesyddol wedi cael parhau ond, ers 2021, nid yw CNC yn cynnig y cyfleuster hunan-filio cyflawn i ymgeiswyr newydd mwyach. Fodd bynnag, mae eFIDS Lite yn dal i fod yn opsiwn i unrhyw gwsmeriaid sy’n dymuno ei ddefnyddio.
  6. Bydd y tîm cymorth busnes yn cynnal archwiliad o leiafswm o 10% (gwyliadwriaeth fisol neu chwarterol, gan ddibynnu ar nifer yr anfoniadau) o’r holl anfoniadau hunan-filio. Fel rhan o’r archwiliad hwn, byddwn yn gofyn am gopïau o docynnau o ddetholiad ar hap o anfoniadau a’u cymharu â’r data a ddarparwyd yn y ffeil CSV. Bydd unrhyw anghysondebau a ddarganfyddir yn cael eu dwyn i sylw’r cwsmer er mwyn cael eglurhad.
  7. Mae telerau ac amodau’r contract gwerthu pren yn gwarantu bod pob cwsmer yn darparu nodyn cofnodi anfoniad a thocyn pwysau derbyniol o bont bwyso wedi’i chalibro, am bob llwyth o bren.

 

7.12 Terfynu Contract – Setlo hawliadau

  1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  4. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  5. Mae gan CNC ddyletswydd i liniaru ei golledion. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  6. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  7. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  8. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  9. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  10. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  11. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  12. Bydd yr holl ddogfennau sy’n ymwneud ag anghydfod posibl ac ystyriaethau ynghylch setlo yn cael eu cadw mewn ffolder LTD yn y system rheoli dogfennau, a fydd dim ond ar gael i’r rhai sy’n ymwneud yn uniongyrchol â delio â’r setliad posibl.

 

7.13 Rheoli dogfennau

  1. Rhaid defnyddio’r ystem rheoli dogfennau i gadw’r holl ddogfennau sy’n ymwneud â gwerthu a rheoli’r contract. Rhaid i’r Adroddiad Awdurdodi Canlyniadau Arwerthiant, llythyrau a dogfennau cysylltiedig eraill fod yn hygyrch, ond rhaid sicrhau bod mynediad wedi’i gyfyngu i randdeiliaid perthnasol yn unig.
  2. Am ganllawiau penodol ar ffeilio dogfennau yn y system rheoli dogfennau cyfeiriwch at Ddogfennaeth Contract Gweithrediadau Coedwig a’i Storio